Was du brauchst, um anzufangen
Die meisten Aufgaben in diesem Verzeichnis brauchen genau zwei Dinge. Nicht das neueste Werkzeug, nicht das teuerste — zwei Fähigkeiten, die praktisch jedes Chatwerkzeug hat, auch das, was in eurem Haus ohnehin schon freigegeben ist.
Warum hier keine Produktnamen stehen
Weil ich nicht weiß, was auf deinem Rechner läuft. Ich weiß nicht, was eure IT freigegeben hat, ob ihr ein Fachsystem mit eingebauter KI-Funktion habt, wie alt dein Laptop ist und ob du überhaupt etwas installieren darfst. Wer so tut, als kenne er deine Lage, hilft dir nicht.
In den allermeisten Häusern ist ohnehin genau ein Werkzeug freigegeben, und ausgesucht hat es nicht die Anwenderin. Eine Empfehlung, die ein bestimmtes Produkt nennt, geht an dieser Wirklichkeit vorbei.
Deshalb sagt jede Aufgabe hier nur, was ein Werkzeug können muss. Welche Produkte das können, trägt die Seite selbst zusammen — aus den Werkzeugbewertungen. Kommt ein Werkzeug neu dazu, taucht es von allein bei allen Aufgaben auf, zu denen es passt.
Die Grundausstattung
Texte verstehen und schreiben
Die Grundfähigkeit. Ein Gespräch in normaler Sprache, aus dem ein brauchbarer Text entsteht. Kann jedes ernstzunehmende Chatwerkzeug.
Dateien hochladen und auswerten
Ein Angebot, ein Protokoll, ein Vertragsentwurf, eine Tabelle. Ohne das bleibt es beim Plaudern, damit wird es Arbeit.
Mehr nicht. Wenn du ein Chatfenster vor dir hast, in das du eine Datei ziehen kannst, hast du die Grundausstattung — unabhängig davon, welcher Name darüber steht.
Ein Hinweis, der oft untergeht: Der Unterschied zwischen einem aktuellen und einem zwei Jahre alten Modell ist größer als der Unterschied zwischen zwei aktuellen Modellen verschiedener Anbieter. Wenn dein Werkzeug enttäuscht, lohnt zuerst die Frage, welche Version ihr eigentlich habt.
Die Reihenfolge, in der du suchen solltest
Das ist die Regel aus Kapitel 11 und sie ist wichtiger als jede Werkzeugempfehlung: Fang mit dem an, was schon da ist.
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Was im Haus schon freigegeben ist
Frag die IT, welches KI-Werkzeug bei euch bereits erlaubt ist. Wenn es eines gibt, ist die schwerste Frage — darfst du das? — bereits beantwortet. Das schlägt jedes bessere Werkzeug, das du nicht benutzen darfst.
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Was in eurer Software schon eingebaut ist
In vielen Programmen, die bei euch ohnehin laufen, stecken inzwischen KI-Funktionen: in der Besprechungssoftware, im Buchhaltungssystem, im Warenwirtschaftssystem. Dafür braucht es keine neue Freigabe, oft nicht einmal einen neuen Vertrag.
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Der freie Markt
Ein Werkzeug, das du dir selbst holst. Hier bist du am schnellsten am Ziel und trägst das größte Risiko — denn ob deine Arbeitsinhalte dort hineindürfen, hat niemand für dich geprüft.
Diese Reihenfolge kostet dich am Anfang ein Gespräch und spart dir hinterher die unangenehmste Frage überhaupt: die, warum ein Kundenname in einem Werkzeug gelandet ist, das niemand freigegeben hat.
Was manche Aufgaben darüber hinaus brauchen
Bei jeder Aufgabe steht, welche dieser Fähigkeiten sie voraussetzt. Steht dort nichts außer der Grundausstattung, geht sie überall. Steht mehr da, weißt du, wonach du suchen — oder was du im Haus anfragen musst.
Fotos und Scans auslesen
Ein abfotografierter Beleg, ein Bildschirmfoto, ein eingescannter Lieferschein. Etwas anderes als eine Textdatei zu lesen.
Bilder erzeugen
Ein Bild aus einer Beschreibung. Können längst nicht alle Chatwerkzeuge — hier gehen die Produkte deutlich auseinander.
Im Netz nachschlagen
Aktuellen Stand nachsehen und die Quelle nennen. Ohne das antwortet ein Werkzeug aus dem Gedächtnis — und das hat ein Enddatum.
Tiefenrecherche
Mehrstufig: sucht, liest, sucht weiter und liefert am Ende einen längeren Bericht mit Belegen. Deutlich mehr als einmal nachschlagen — und deutlich langsamer.
Zahlen und Tabellen auswerten
Rechnet tatsächlich, statt zu schätzen. Der Unterschied ist bei Zahlen entscheidend: Ein Sprachmodell ohne diese Fähigkeit rät plausibel.
Eigene Vorlagen speichern
Deine Anweisung einmal hinterlegen und immer wieder benutzen. Der eigentliche Hebel bei allem, was sich wöchentlich wiederholt.
Besprechungen mitschreiben
Hört mit und liefert Zusammenfassung und Aufgabenliste. Meist in der Besprechungssoftware eingebaut — dann läuft die Aufnahme über deren Anbieter.
Auf dem eigenen Gerät diktieren
Gesprochenes wird zu Text, ohne dass die Aufnahme den Rechner verlässt. Die einzige Fähigkeit, bei der die Datenfrage von selbst kleiner wird.
Auf eure eigenen Unterlagen zugreifen
Kennt eure Dokumente, Vorgänge und Zahlen. Bekommst du nicht selbst eingerichtet — das ist ein Projekt mit der IT.
Unterlagen gestalten
Präsentation, Aushang, Einseiter — Layout und Anordnung, nicht nur der Text darin. Etwas anderes als ein Bild zu erzeugen.
Programmcode schreiben und ändern
Nicht nur Codeschnipsel vorschlagen, sondern in einem Projekt arbeiten. Vor allem für die Softwareentwicklung, gelegentlich für Auswertungen.
Abläufe verketten
Ein fester Ablauf: Auslöser, dann Schritt für Schritt. Läuft immer gleich und entscheidet nichts selbst — der Unterschied zum Werkzeug, das selbst handelt.
Selbst Schritte ausführen
Entscheidet unterwegs, was als Nächstes zu tun ist, und tut es: schreibt Dateien, verschickt, klickt. Eigene Risikoklasse — hier zählt, was das Werkzeug ohne Rückfrage darf.
Wenn ihr nichts davon habt
Dann ist das kein Grund, die Seite zuzuklappen. Bei jeder Einsatzmöglichkeit steht auch, was es gäbe, wenn es im Haus vorhanden wäre. Das ist ausdrücklich als Argument gedacht: Eine benannte Aufgabe, ein geschätzter Zeitgewinn und eine ehrliche Angabe dessen, was dabei schiefgehen kann, ist etwas anderes, als mit „wir sollten mal was mit KI machen" ins Gespräch zu gehen.
Du musst dafür nicht Recht behalten. Es reicht, wenn die Frage im Haus gestellt wird.
Was die Grundausstattung nicht regelt
Ob du etwas benutzen darfst, hat mit dem Werkzeug wenig und mit deinen Arbeitsinhalten viel zu tun. Dafür gibt es die Datenampel aus Kapitel 9:
- Grün — Darf rein
Hier darf hinein, was zu deiner Arbeit gehört: interne Unterlagen, Kundennamen, Zahlen. Voraussetzung ist ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat — dafür ist der Vertrag da. Was am Ende herauskommt, liest du trotzdem gegen.
- Gelb — Erst unkenntlich machen
Die einzige Stufe, bei der du selbst abwägen musst — weil für diesen Weg keine oder nur eine halbe Zusage vorliegt. Es gibt dafür eine Frage: Könnte ein Fremder aus dem Text erkennen, um welche Firma, welchen Kunden oder welche Person es geht? Ja, dann nimm es vorher heraus. Nein, dann spricht nichts dagegen. Das ist mehr als Namen und Nummern zu schwärzen: Auch die Baustelle, die nur ihr habt, oder der Auftrag, den man an der Summe erkennt, zeigen auf jemanden.
- Rot — Bleibt draußen
Kunden- und Personaldaten, unveröffentlichte Zahlen, Strategisches, Quellcode — überall dort, wo niemand dafür unterschrieben hat. Die gehören ins geschlossene Firmensystem oder gar nicht hinein. Zweiter Fall, unabhängig vom Vertrag: Wo ein Ablauf Rückschlüsse auf die Leistung von Beschäftigten zulässt, bleibt es rot, bis Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte zugestimmt haben — eine Einrichtung zur Verhaltens- und Leistungskontrolle ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz). Das gilt für Daten über Beschäftigte, nicht für Kundendaten im freigegebenen System.
Jede Einsatzmöglichkeit trägt eine dieser drei Stufen — und zwar für die Aufgabe, nicht für das Werkzeug. Was ein bestimmtes Produkt darf, steht in der Werkzeugbewertung. Wie diese Einordnungen zustande kommen, steht unter Wie ich Werkzeuge bewerte.
Und die Regel, die über allem steht: Frag zuerst im Haus. Diese Seite kennt weder euren Auftragsverarbeitungsvertrag noch eure Betriebsvereinbarung. Sie ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.
Die Einsatzmöglichkeiten sind noch in Arbeit
Diese Seite steht zuerst, weil sonst in jeder einzelnen Anleitung dasselbe stünde. Die ersten Aufgaben je Fachbereich sind in Vorbereitung.