Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darfst du es benutzen?
- Darf rein Microsoft 365 Copilot Business oder Enterprise — der Normalfall
Dafür hat dein Arbeitgeber unterschrieben: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, kein Training mit euren Daten, und Copilot sieht ohnehin nur, was dein Konto sehen darf. Interne Unterlagen, Kundennamen und Zahlen dürfen hinein.
- Darf rein Dieselbe Lizenz, wenn bei euch Flex-Routing eingeschaltet ist
Bleibt grün. Flex-Routing verlagert die Verarbeitung bei Spitzenlast in die USA, nach Kanada oder Australien — Vertrag, Standardvertragsklauseln und das Trainingsverbot gelten dort unverändert weiter. Verlassen wird nur Microsofts eigene Ortszusage, nicht der Rechtsrahmen.
- Erst unkenntlich machen Die Websuche im Copilot
Was Copilot als Suchanfrage an Bing weitergibt, fällt ausdrücklich nicht unter den Microsoft-365-Auftragsverarbeitungsvertrag. Hinaus geht aber nicht deine ganze Frage, sondern eine daraus gebildete Suchanfrage ohne Nutzer- und Firmenkennung. Für eine Recherche im Netz unerheblich; einen Kundennamen würde ich in dieselbe Frage trotzdem nicht schreiben.
- Bleibt draußen Vorschau- und Frontier-Funktionen (etwa Workflows, Copilot Tuning)
Für Previews behält sich Microsoft im Auftragsverarbeitungszusatz abweichende Schutzmaßnahmen vor und rät ausdrücklich davon ab, personenbezogene oder regulierte Daten hineinzugeben.
- Bleibt draußen Anthropic-Vorschaumodelle mit Datenspeicherung (Claude Fable 5, Mythos 5)
Hier gilt der Microsoft-Vertrag ausdrücklich nicht: Anthropic ist eigenständiger Verarbeiter und speichert Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage, im Verdachtsfall bis zu zwei Jahre. Muss von der IT gesondert eingeschaltet werden und ist überall abgeschaltet, solange das niemand tut.
- Ja
- Ja
- EU-Datengrenze bei EU-/EFTA-Mandanten — mit benannten Ausnahmen: Flex-Routing (USA, Kanada, Australien), Bing-Websuche, Anthropic-Modelle, Vorschaufunktionen und Multi-Geo-Mandanten.
Was kann es?
- Ja Texte verstehen und schreiben
- Ja Dateien hochladen und auswerten
- Unklar Fotos und Scans auslesen
- Ja Bilder erzeugen
- Ja Im Netz nachschlagen
- Ja Tiefenrecherche
- Ja Zahlen und Tabellen auswerten
- Ja Eigene Vorlagen speichern
- Ja Besprechungen mitschreiben
- Unklar Auf dem eigenen Gerät diktieren
- Ja Auf eure eigenen Unterlagen zugreifen
- Ja Unterlagen gestalten
- Nein Programmcode schreiben und ändern
- Ja Abläufe verketten
- Ja Selbst Schritte ausführen
Wofür es taugt — und wofür nicht
Dafür taugt es
- Eine Frage zum eigenen Haus beantworten, deren Antwort in Mails, Teams-Chats und SharePoint-Dateien verstreut liegt
- Aus einer Teams-Besprechung Zusammenfassung und Aufgabenliste ziehen, ohne selbst mitzuschreiben
- Einen Entwurf in Word aus vorhandenen Unterlagen aufsetzen und danach kürzen
- Mehrere Excel- oder CSV-Dateien auf Trends und Ausreißer durchsehen lassen, mit tatsächlicher Rechnung statt Schätzung
- Eine Präsentation aus einem vorhandenen Dokument entwerfen, im Design des Hauses
- Einen längeren Recherchebericht mit Quellen erzeugen, der Web- und Arbeitsquellen mischt
Dafür nicht
- Ergebnisse ungeprüft weitergeben — Microsoft verlangt selbst die menschliche Prüfung vor Entscheidungen und externer Kommunikation
- Zu weit freigegebene SharePoint- und Teams-Ablagen reparieren; Copilot macht vorhandenes Oversharing nur leichter auffindbar
- Eine garantiert vollständige Unternehmenssuche — nicht indexierte, veraltete oder nicht freigegebene Daten fehlen wortlos
- Fotografierte Belege und schlechte Scans strukturiert auslesen; dafür fehlt die belegte Zusage
- In einem lokalen Softwareprojekt arbeiten — auf lokale Dateien greift auch Cowork nicht zu
- Beliebige Programme auf dem Rechner bedienen; Cowork bleibt in den unterstützten Microsoft-365-Diensten
- Vertrauliche oder personenbezogene Daten in Vorschau- und Frontier-Funktionen geben
Welche Aufgabe löst es?
Zuerst: Hast du es überhaupt? Bei Microsoft heißen drei verschiedene Dinge „Copilot”, und nur eines davon ist gemeint. So findest du es heraus: Melde dich mit deinem Arbeitskonto bei Microsoft 365 an und scroll auf der Startseite nach unten zu deinem Namen. Steht darunter M365 Copilot (Premium), redest du vom richtigen. Steht dort etwas anderes, gehört diese Seite nicht zu dir.
Dass irgendwo in Word ein Copilot-Knopf sitzt, heißt gar nichts. Den gibt es auch ohne die bezahlte Lizenz — und dann kann er deutlich weniger.
Was du davon hast. Alle Chatwerkzeuge können Texte schreiben. Dieses hier kann eine Sache, die sonst keines kann: Es kennt eure Unterlagen. Deine Mails, deine Teams-Chats, die Dateien, an die du herankommst. Nicht mehr als das — was du nicht sehen darfst, sieht es auch nicht.
Daraus wird im Alltag:
- Suchen, was du nicht mehr findest. „Was haben wir Müller im Frühjahr beim Preis zugesagt?” Die Antwort liegt in vier Mails, einem Teams-Chat und einem Angebot. Du bekommst sie in einem Absatz.
- Besprechungen nachbereiten, ohne mitzuschreiben. Teams fasst zusammen und zieht die Aufgaben heraus. Voraussetzung: Es läuft ein Transkript, und der Organisator hat das erlaubt.
- Entwürfe aufsetzen, die auf euren Unterlagen fußen. Nicht „schreib mir einen Text über…”, sondern „mach mir aus diesen drei Dokumenten einen Einseiter”.
- Zahlen wirklich rechnen lassen. Der Analyst-Agent geht mehrere Excel-Dateien durch und rechnet nach, statt zu schätzen. Bei Zahlen ist das der ganze Unterschied.
Was du besser nicht erwartest. Es findet nicht alles — was schlecht abgelegt oder gar nicht freigegeben ist, taucht in der Antwort nicht auf, und du merkst es nicht. Es räumt eure Ablage nicht auf, im Gegenteil: Wenn Dateien seit Jahren zu weit freigegeben sind, findet Copilot sie ab Tag eins bequem. Abfotografierte Belege zuverlässig auszulesen ist nicht zugesagt. Und Programmieren im echten Sinn — in einem Projekt arbeiten — kann es nicht.
Darfst du es benutzen?
Ja. Und zwar mit euren echten Unterlagen.
Das ist der Unterschied zu fast allem anderen auf dieser Seite: Hier hat dein Arbeitgeber unterschrieben. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eure Eingaben trainieren keine Modelle, und Copilot sieht nur, was dein Konto ohnehin sehen darf. Der Angebotsentwurf, die Kundennummer, die Zahlen aus dem letzten Quartal — das darf hinein. Wenn du dieses Werkzeug hast, benutz es wie ein Werkzeug und nicht wie eine offene Postkarte.
Zwei Dinge solltest du trotzdem wissen. Keines davon ist ein Grund, es nicht zu benutzen.
Erstens: Deine Firma kann mitlesen. Was du Copilot fragst und was es antwortet, wird gespeichert. Wer im Haus für Compliance zuständig ist, kann das durchsuchen und exportieren. Wie lange es liegen bleibt, entscheidet nicht Microsoft, sondern eine Einstellung bei euch. Löschen kannst du deinen Verlauf selbst — ob er dann wirklich weg ist, hängt wieder an dieser Einstellung.
Das ist kein Skandal, das ist bei der Firmen-Mail genauso. Aber viele reden mit so einem Werkzeug offener, als sie eine Mail schreiben würden. Schreib nichts hinein, was du nicht auch in eine Mail an eine Kollegin schreiben würdest.
Zweitens: Der Ort der Verarbeitung kann wechseln — der Schutz nicht. Seit 2026 darf Copilot bei hoher Auslastung in die USA, nach Kanada oder Australien ausweichen („Flex-Routing”), und bei Firmenkonten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist das ab Werk eingeschaltet. Das klingt schlimmer, als es ist: Damit verlässt die Verarbeitung Microsofts eigene Ortszusage, nicht den Vertrag. Auftragsverarbeitung, Standardvertragsklauseln und das Trainingsverbot gelten unverändert weiter. Für deine Arbeit ändert sich nichts.
Interessant wird es erst, wenn bei euch etwas Besonderes gilt — Gesundheits- oder Personaldaten, eine Schweigepflicht, eine Kundenzusage „nur EU”. Dann ist das eine Frage für den Datenschutzbeauftragten, nicht für dich. Und eine Frage an deine IT, wörtlich zum Weiterschicken:
Ist bei uns in Microsoft 365 Copilot das Flex-Routing eingeschaltet oder abgeschaltet?
Wo es wirklich kippt — drei Stellen. Beim Nachschlagen im Netz: Was Copilot als Suchanfrage an Bing weitergibt, fällt ausdrücklich nicht unter denselben Vertrag. Für „wie hoch ist der aktuelle Leitzins” egal, für „was hat Firma Müller uns geschrieben” nicht. Bei allem, was Microsoft als Vorschau anbietet — dort rät Microsoft selbst von personenbezogenen Daten ab. Und am schärfsten bei Anthropics Vorschaumodellen mit Datenspeicherung: Da gilt der Microsoft-Vertrag ausdrücklich nicht, Eingaben werden bis zu 30 Tage gespeichert, im Verdachtsfall bis zu zwei Jahre.
Die gute Nachricht beim schärfsten Fall: Anthropics Vorschaumodelle sind in Europa ab Werk abgeschaltet und müssen von der IT eigens eingeschaltet werden. Wenn dir im Modellmenü trotzdem einmal „Preview” begegnet, ist das die eine Stelle, an der du innehältst.
Die Frage nach den Behörden
Die kommt sonst nur bei chinesischen Anbietern auf, gehört hier aber genauso hin: Microsoft ist ein amerikanisches Unternehmen. Für Firmenkunden — und das seid ihr hier — hat Microsoft dazu eine klare Zusage aufgeschrieben: Verlangt eine Behörde Daten, versucht Microsoft zuerst, sie an euch selbst zu verweisen, damit eure Firma über ihre eigenen Unterlagen entscheidet. Bekommt Microsoft die Anfrage trotzdem, sagt es euch vorher Bescheid, außer das Gesetz verbietet es; gegen ein solches Schweigegebot geht Microsoft nach eigener Darstellung auch vor Gericht. Die Zahlen veröffentlicht Microsoft halbjährlich.
Das ändert nichts an der Stufe oben und nichts an deiner Erlaubnis. Wenn es in eurem Haus zum Thema wird, ist es ein Satz an deinen Datenschutzbeauftragten:
Wir arbeiten mit einem amerikanischen Anbieter. Habt ihr geprüft, wie wir mit Behördenanfragen aus den USA umgehen?
Diese Prüfung macht er, nicht du. Danach kannst du weiterarbeiten.
Passt es in deinen Ablauf?
Hier ist es besser als fast alles andere: Es sitzt in den Programmen, die du ohnehin offen hast. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams. Kein zweites Fenster, kein Hin- und Herkopieren. Genau daran scheitern die meisten KI-Werkzeuge, und genau das ist hier der Grund, warum es benutzt wird.
Ein Aber: Die stärkeren Sachen — Tiefenrecherche, Datenauswertung, die Agents, die selbst etwas erledigen — findest du nicht in Word. Dafür musst du in die Copilot-App wechseln. Das ist dann doch ein eigener Arbeitsschritt.
Selbst besorgen kannst du es nicht. Ein privates Abo hilft nicht. Die Lizenz muss deine IT kaufen und deinem Konto zuweisen, und danach entscheidet sie, was freigeschaltet ist. Wenn du es willst, brauchst du jemanden im Haus, der es bestellt.
Wenn es selbst handelt, schau hin, wer wann fragt. Cowork — der Teil, der Mails verschickt und Termine anlegt — fragt vor jedem Schritt nach draußen um Erlaubnis. Aber es gibt einen Knopf „immer erlauben”, und ab dann fragt es im selben Gespräch nicht mehr. Den solltest du kennen, bevor du ihn zum ersten Mal drückst. Die automatischen Abläufe („Workflows”) fragen nur einmal: beim Einschalten. Danach laufen sie von allein.
Was kostet es dich?
Über den Preis musst du dir wenig Gedanken machen — das zahlt die Firma, es liegt in der Größenordnung eines Mittagessens pro Monat, und es kommt zum Microsoft-365-Abo dazu, das ohnehin läuft.
Dich kostet es etwas anderes: Umgewöhnung. Die Grundbedienung in Word und Outlook sitzt sofort; für die Agents und für eigene gespeicherte Anweisungen brauchst du je einen Anlauf. Wie lange das dauert, sagen wir dir absichtlich nicht in Stunden — das ist bei jedem anders, und eine Zahl an dieser Stelle wäre erfunden.
Wie viel es dir am Ende bringt, hängt an einer Sache, die nichts mit dem Werkzeug zu tun hat: wie ordentlich eure Ablage ist. In einem Haus mit gepflegtem SharePoint ist das ein anderes Produkt als in einem, wo alles im Postfach liegt.
Der ehrliche Rat: Häng zwei Wochen lang einen Zettel neben den Bildschirm und schreib auf, wann es dir wirklich Zeit gespart hat. Danach weißt du mehr, als irgendjemand dir von außen sagen kann.
Worauf ich achten würde
Ich habe dieses Werkzeug nicht über Monate selbst benutzt — was hier steht, stammt aus Microsofts eigenen Unterlagen. Drei Dinge, die ich beachten würde:
Es benutzen, nicht umkreisen. Der häufigste Fehler bei diesem Werkzeug ist nicht Leichtsinn, sondern Zurückhaltung: Leute tippen anonymisierte Fragen ein und bekommen deshalb nutzlose Antworten. Wofür die Firma bezahlt hat und unterschrieben hat, das darf hinein. Wenn bei euch besondere Daten im Spiel sind — Gesundheit, Personal, Schweigepflicht — oder ihr Microsoft-365-Multi-Geo nutzt, ist das ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten und keines, das du allein führen musst.
Damit rechnen, dass es Dinge findet, die es nicht sehen sollte. Der häufigste Ärger bei einer Einführung ist nicht das Werkzeug, sondern eine alte Freigabe: Gehaltslisten oder Kündigungsentwürfe, die seit Jahren offen in einem Teams liegen. Wenn dir so etwas begegnet, ist das ein Fund für die IT, kein Grund, still weiterzuklicken.
Nichts ungeprüft weitergeben. Microsoft sagt das selbst deutlich: Eine Antwort kann überzeugend klingen und trotzdem falsch sein. Alles, was das Haus verlässt oder eine Entscheidung trägt, liest du vorher zu Ende.
Offen geblieben ist dreierlei, und das gehört zur ehrlichen Antwort dazu: wie lange eure Eingaben tatsächlich gespeichert bleiben (hängt an eurer Einstellung), wie lange eine Löschung wirklich dauert (Microsoft nennt keine Frist), und ob das Diktieren auf dem Gerät bleibt oder mitgeschickt wird (nicht dokumentiert).
Kurz zusammengefasst
- Reibungsarm — Sitzt schon in dem Programm, das du ohnehin offen hast.
- Nein — du brauchst die IT
- Abo pro Person und Monat
- Microsoft Word · Microsoft Excel · Microsoft PowerPoint · Microsoft Outlook · Microsoft OneNote · Microsoft Teams · Microsoft-365-Copilot-App (Browser, Desktop, Mobil)
- Buchhaltung · Vertrieb · Einkauf · Personal · Kundendienst · Projektmanagement · Marketing
Woher das stammt
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Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Firmendaten werden nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet; Microsoft ist Auftragsverarbeiter beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Aus dem Prompt erzeugte Suchanfragen an Bing fallen ausdrücklich nicht darunter.
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Für Mandanten mit Anmeldestandort in der EU oder EFTA werden Kundendaten in der EU beziehungsweise EFTA gespeichert und verarbeitet; Microsoft-365-Multi-Geo-Kunden fallen nicht automatisch unter diese Zusage.
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Bei aktiviertem Flex-Routing kann die LLM-Verarbeitung in Spitzenlastzeiten in den USA, Kanada oder Australien stattfinden; ruhende Daten bleiben bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten in der EU-Datengrenze. Für berechtigte Mandanten, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist Flex-Routing standardmäßig aktiviert; für ältere Mandanten verweist Microsoft auf das Nachrichtencenter. Die Administration kann es jederzeit im Microsoft 365 Admin Center abschalten. Kunden mit Multi-Geo-Funktionen fallen nicht in den Geltungsbereich der EU-Datengrenze, und die Einstellung wird ihnen dort nicht angezeigt.
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Anthropic ist als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft eingebunden. Für Kunden in EU, EFTA und Großbritannien sind Anthropic-Modelle standardmäßig deaktiviert; die Administration muss sie ausdrücklich freischalten. Sind sie aktiviert, ist die Verarbeitung von der Microsoft EU Data Boundary ausgenommen — betroffen sind unter anderem Microsoft 365 Copilot, Researcher, Copilot Studio und Copilot in den Microsoft-365-Apps.
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Für "Anthropic Preview models with Data Retention" (etwa Claude Fable 5 und Mythos 5) ist Anthropic ausdrücklich kein Microsoft-Unterauftragsverarbeiter, sondern eigenständiger Verarbeiter; Microsoft Product Terms und DPA gelten dafür nicht. Anthropic speichert die meisten Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage, bei Verdacht auf Verstöße gegen die Nutzungsrichtlinie bis zu zwei Jahre. Diese Modelle sind in jedem Fall standardmäßig abgeschaltet und müssen gesondert freigeschaltet werden.
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Für Vorschaufunktionen sieht der Microsoft-Datenschutzzusatz abweichende Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen vor; sie sollen ohne anderslautende Angabe nicht zur Verarbeitung personenbezogener oder regulatorisch geschützter Daten verwendet werden. Für Drittlandübermittlungen gelten die EU-Standardvertragsklauseln von 2021.
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Eingaben und Antworten werden im Postfach der Nutzerin gespeichert. Über Purview-Aufbewahrungsrichtlinien (Option "Microsoft Copilot Experiences") werden sie aufbewahrt oder gelöscht; greifen mehrere Richtlinien, gilt die längste Dauer. Über eDiscovery können berechtigte Administratoren sie suchen, vor Löschung schützen, prüfen und exportieren; Eingaben und Antworten lassen sich zudem im Aktivitäts-Explorer anzeigen. Eine allgemeingültige Frist nennt die Seite nicht — sie ergibt sich aus der Konfiguration des jeweiligen Unternehmens.
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Nutzerinnen können die gesamte Microsoft-365-Copilot-Aktivitätshistorie ihres Arbeitskontos löschen lassen; Microsoft nennt keine garantierte Bearbeitungsfrist, und Aufbewahrungsrichtlinien oder eDiscovery-Holds können Daten weiter vorhalten.
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Die zugewiesene Lizenz steht auf der Microsoft-365-Startseite unter dem Kontonamen; die bezahlte Zusatzlizenz ist an der Kennzeichnung "M365 Copilot (Premium)" erkennbar.
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Die Zusatzlizenz wird zu einem berechtigenden Microsoft-365-Plan gekauft und von der Administration einzelnen Konten zugewiesen; die Business-Variante ist auf 300 Nutzer begrenzt.
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Microsoft nennt für Microsoft 365 Copilot Business und Enterprise Preise je Nutzer und Monat bei Jahresbindung, zuzüglich Umsatzsteuer.
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Cowork zeigt seine Schritte im Chat und verlangt vor extern wirksamen Handlungen eine Freigabe; die Nutzerin kann über "Always allow" ähnliche Handlungen für den Rest der Unterhaltung pauschal zulassen. Microsoft nennt ausdrücklich Grenzen — mehrstufige Aufgaben können scheitern, Suchergebnisse unvollständig sein, Ergebnisse sind als Entwürfe zu behandeln.
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Microsoft beschreibt seine Praxis bei Anfragen von Strafverfolgungs- und anderen Behörden unter „About our practices and your data". Zur Weiterverweisung an den Firmenkunden heißt es - "we always attempt to redirect the government to obtain the information directly from our customer." Zur Vorabinformation - "Microsoft gives prior notice to its enterprise customers of any third-party requests for their data, except where prohibited by law." Zu Schweigegeboten - "Microsoft sometimes receives requests that prohibit us from notifying our customers. In some cases, we seek permission to notify our customer or even challenge the gag order." Für Inhalte verlangt Microsoft nach eigener Darstellung einen richterlichen Beschluss oder Durchsuchungsbefehl. Zahlen zu behördlichen Anfragen, zu Notfallanfragen und zu Anordnungen aus dem Bereich der nationalen Sicherheit veröffentlicht Microsoft halbjährlich in eigenen Berichten.
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Interessenkonflikt: skillbyte baut selbst Wissensassistenten für Unternehmen und steht damit in derselben Kategorie wie das hier bewertete Werkzeug.