Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darfst du es benutzen?
- Darf rein Mit dem Arbeitskonto angemeldet — der Normalfall auf einem Firmenrechner; die Oberfläche heißt dann Copilot Chat
Ein Klick, kein Cent, andere Rechtsklasse: Auftragsverarbeitungsvertrag und Unternehmensschutz gelten, deine Eingaben trainieren keine Modelle. Interne Unterlagen, Kundennamen und Zahlen dürfen hinein.
- Bleibt draußen Mit dem privaten Konto angemeldet (copilot.microsoft.com, Edge, Windows, Copilot-App)
Microsoft schreibt es selbst: für unkritische Arbeitsaufgaben nutzbar, aber niemals vertrauliche oder geschäftseigene Informationen hineingeben. Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und deine Unterhaltungen können zum Training der Modelle verwendet werden, solange du nicht widersprichst.
- Erst unkenntlich machen Die Websuche im Copilot
Was Copilot als Suchanfrage an Bing weitergibt, fällt ausdrücklich nicht unter den Auftragsverarbeitungsvertrag — auch nicht mit Arbeitskonto; dort ist Microsoft eigener Verantwortlicher. Es geht nicht deine ganze Frage hinaus, sondern eine daraus gebildete Suchanfrage ohne Nutzer- und Firmenkennung. Für eine Frage ans Netz also unerheblich; einen Kundennamen würde ich in dieselbe Frage trotzdem nicht schreiben.
- Ja
- Ja
- Mit Arbeitskonto bleibt der Verkehr von EU-Nutzern in der EU-Datengrenze — mit denselben benannten Ausnahmen wie bei der bezahlten Lizenz: Flex-Routing (USA, Kanada, Australien) und die Bing-Websuche. Für das private Konto sagt Microsoft keine Verarbeitung in der EU zu.
Was kann es?
- Ja Texte verstehen und schreiben
- Ja Dateien hochladen und auswerten
- Unklar Fotos und Scans auslesen
- Ja Bilder erzeugen
- Ja Im Netz nachschlagen
- Unklar Tiefenrecherche
- Unklar Zahlen und Tabellen auswerten
- Unklar Eigene Vorlagen speichern
- Nein Besprechungen mitschreiben
- Unklar Auf dem eigenen Gerät diktieren
- Ja Auf eure eigenen Unterlagen zugreifen
- Ja Unterlagen gestalten
- Nein Programmcode schreiben und ändern
- Nein Abläufe verketten
- Unklar Selbst Schritte ausführen
Wofür es taugt — und wofür nicht
Dafür taugt es
- Etwas nachschlagen und in verständliche Worte gebracht bekommen, mit Quellenangabe
- Eine lange Webseite oder ein PDF im Edge-Browser zusammenfassen lassen
- Einen Text formulieren, umschreiben oder kürzen
- Eine Datei aus OneDrive zusammenfassen, ohne sie zu öffnen
- Mit Arbeitskonto in Outlook: das Postfach sortieren lassen, eine Besprechung vorbereiten, eine Mailkette zusammenfassen
- Ein Bild für eine Einladung, einen Aushang oder eine Folie erzeugen
- Ausprobieren, wie sich das Arbeiten mit so einem Werkzeug anfühlt — ohne dass jemand etwas kaufen muss
Dafür nicht
- Mit dem Privatkonto: alles, was Kundennamen, Personaldaten, Preise, Verträge oder unveröffentlichte Zahlen enthält — Microsoft rät davon ausdrücklich ab. Mit dem Arbeitskonto angemeldet fällt diese Grenze weg
- Eine Frage, deren Antwort quer durch eure Ablage verstreut liegt — außerhalb von Outlook kennt es eure Unterlagen nicht, und auch dort sucht es nur oberflächlich
- Besprechungen mitschreiben
- Zahlen, auf die du dich verlassen musst — ob wirklich gerechnet wird, ist nicht belegt
- Mit dem Privatkonto: alles, wofür dein Arbeitgeber eine schriftliche Zusicherung braucht; einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es dort nicht
Welche Aufgabe löst es?
Das hier ist der Copilot, den du wahrscheinlich schon hast, ohne ihn bestellt zu haben: das Symbol in der Windows-Taskleiste, der Knopf oben rechts in Edge, die Seite copilot.microsoft.com. Kostenlos, sofort da, niemand muss gefragt werden.
Es ist aber nicht ein Werkzeug, sondern zwei — und welches du vor dir hast, entscheidet dein Konto. Dieselbe Oberfläche, dasselbe Symbol, zwei völlig verschiedene Produkte:
- Mit dem Arbeitskonto angemeldet heißt es Copilot Chat. Firmenunterlagen dürfen hinein, und in Outlook kennt es sogar dein Postfach. Das ist der Fall, von dem diese Seite ab hier redet. Erkennbar am grünen Schild oben.
- Mit dem privaten Konto ist es ein Werkzeug für private Dinge. Da gehören Arbeitsunterlagen nicht hinein, und das sagt Microsoft selbst. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Was du damit tun kannst. Mit dem Arbeitskonto in Outlook kommt Copilot an dein Postfach, deinen Kalender, deine Besprechungen und an Dateien aus OneDrive und den SharePoint-Seiten, auf denen du oft bist. „Was ist heute liegengeblieben”, „worum ging es im Schriftwechsel mit Müller”, „bereite mir die Besprechung um zwei vor” — das geht, ohne dass jemand etwas kaufen muss.
Außerhalb von Outlook antwortet es aus dem öffentlichen Internet, und alles, was es sonst wissen soll, legst du selbst hinein. Das ist an drei Orten unterschiedlich bequem:
- Im Browser (copilot.microsoft.com,
m365copilot.com): ein Chat, der im Netz nachschlägt und seine Quellen nennt. Dafür ist er gebaut, und das kann er. - In Edge: derselbe Chat, aber er sieht die Seite, die du offen hast. „Fass mir das zusammen” oder „was steht da zu den Kündigungsfristen” — bei langen PDFs und Behördenseiten spart das echte Zeit.
- In Windows: näher an deinen Dateien. Über den Datei-Explorer und OneDrive kannst du eine Datei zusammenfassen lassen, ohne sie zu öffnen.
Was zwischen diesen Orten fehlt, ist die Brücke. Eine Recherche im Browser weiterreichen an die Datei in OneDrive — das geht nicht. Du fängst an jedem Ort neu an.
Der Unterschied zur bezahlten Lizenz bleibt trotzdem groß. Die Suche in Outlook ist oberflächlich: Sie findet, was wörtlich passt, nicht was inhaltlich dazugehört. Und sie greift nur dort. Die durchsuchbare Firmenablage über alle Programme hinweg hängt an der Lizenz.
Darfst du es benutzen?
Es hängt an einem Klick — und der kostet nichts.
Der Handgriff, der alles ändert
Wenn Copilot dich auf dem Arbeitsrechner fragt, ob du „Arbeit” oder „Persönlich” möchtest, ist das keine Kosmetik. Wählst du „Arbeit” und meldest dich mit dem Firmenkonto an, landest du in Copilot Chat — und das ist rechtlich ein anderes Produkt:
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Unternehmensschutz gelten.
- Deine Eingaben trainieren keine Modelle.
- Kostet nichts extra; es steckt im Microsoft-365-Abo eurer Firma.
- Zu erkennen an einem grünen Schild oben in der Oberfläche.
Damit darfst du Firmenunterlagen hineingeben. Denselben Angebotsentwurf, den du im Privatkonto nicht hineinschreiben darfst, darfst du hier hochladen. Dieselbe Oberfläche, dasselbe Werkzeug, nur das richtige Konto.
Wenn du eines aus diesem Text mitnimmst, dann das: Melde dich mit dem Arbeitskonto an. Einmal, dauerhaft, gratis.
Eine Einschränkung bleibt, und sie ist bei diesem Werkzeug wichtiger als bei der bezahlten Lizenz: Ohne hochgeladene Datei antwortet Copilot Chat aus dem Netz — Nachschlagen ist hier nicht eine Funktion neben anderen, sondern der Normalbetrieb. Was dabei an die Suchmaschine geht, fällt ausdrücklich nicht unter diesen Vertrag; dort ist Microsoft eigener Verantwortlicher.
Entwarnung und Handgriff dazu: Hinausgeschickt wird nicht deine ganze Frage, sondern eine daraus gebildete Suchanfrage, und Microsoft entfernt vorher die Kennungen von dir und eurer Firma. Und du kannst nachsehen, was tatsächlich gesucht wurde: In den Quellenangaben unter der Antwort stehen die verwendeten Suchbegriffe — einen Tag lang. Ein Blick dorthin sagt dir mehr als jede Regel.
Für „was sagt das Gesetz zu Aufbewahrungsfristen” ist das alles unerheblich. Einen Kundennamen würde ich in dieselbe Frage trotzdem nicht schreiben.
Und falls du die Abfrage „Arbeit oder Persönlich” nie zu sehen bekommst: Sie
erscheint nur, wenn eure IT das eingerichtet hat. Der zweite Weg führt über
m365copilot.com, die Microsoft-365-Copilot-App, Teams oder Outlook — dort
meldest du dich direkt mit dem Arbeitskonto an. Grünes Schild oben heißt: Du
bist richtig.
Und wenn du mit dem Privatkonto drin bist?
Dann gilt das Gegenteil, und das sagt Microsoft selbst. In der eigenen Dokumentation steht wörtlich: „You can use it for nonsensitive work tasks, but be cautious. Never add sensitive or proprietary work information in a prompt.” Also: für unkritische Aufgaben brauchbar, aber niemals vertrauliche oder geschäftseigene Informationen hineingeben.
Dahinter stehen zwei Tatsachen:
Deine Unterhaltungen können die Modelle trainieren. Microsoft sagt, du steuerst das selbst und kannst jederzeit widersprechen. Ob der Schalter bei dir von Haus aus an oder aus steht, steht auf keiner der geprüften Seiten — und in der Liste der Länder, die vom Training ausgenommen sind, kommt die EU nicht vor. Aufbewahrt werden Unterhaltungen standardmäßig 18 Monate. Löschen kannst du sie, einzeln oder komplett.
Es gibt keinen Vertrag. Für die kostenlose Verbraucherversion gilt die allgemeine Datenschutzerklärung, kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn du dort etwas hineingibst, das deinem Arbeitgeber gehört, hat niemand dir zugesichert, wie damit umgegangen wird — und die Verantwortung bleibt bei dir und deiner Firma, nicht bei Microsoft.
Das ist kein Grund, das Werkzeug zu meiden. Es ist ein Grund, oben rechts nachzusehen, mit welchem Konto du angemeldet bist.
Die Frage nach den Behörden
Die kommt sonst nur bei chinesischen Anbietern auf, gehört hier aber genauso hin: Microsoft ist ein amerikanisches Unternehmen. Für Firmenkunden hat Microsoft dazu eine klare Zusage aufgeschrieben: Verlangt eine Behörde Daten, versucht Microsoft zuerst, sie an euch selbst zu verweisen — an eure Firma, die über ihre eigenen Unterlagen entscheidet. Bekommt Microsoft die Anfrage trotzdem, sagt es euch vorher Bescheid, außer das Gesetz verbietet es; gegen ein solches Schweigegebot geht Microsoft nach eigener Darstellung auch vor Gericht. Die Zahlen veröffentlicht Microsoft halbjährlich.
Das ändert nichts an der Stufe oben und nichts an deiner Erlaubnis. Wenn es in eurem Haus zum Thema wird, ist es ein Satz an deinen Datenschutzbeauftragten:
Wir arbeiten mit einem amerikanischen Anbieter. Habt ihr geprüft, wie wir mit Behördenanfragen aus den USA umgehen?
Diese Prüfung macht er, nicht du. Danach kannst du weiterarbeiten.
Passt es in deinen Ablauf?
An Reibung scheitert es hier nicht — es ist schon da. Kein Programm installieren, keine Anmeldung beim Anbieter, niemanden fragen. Das ist der eigentliche Grund, warum dieses Werkzeug für den Einstieg taugt: Du kannst heute Nachmittag herausfinden, ob dir so etwas überhaupt liegt, ohne dass jemand etwas kaufen oder genehmigen muss.
Wo es hakt: Außerhalb von Outlook steht es neben deiner Arbeit, nicht darin. Du kopierst also hin und her. Wer den ganzen Tag mit Kundendaten arbeitet, sollte deshalb einmal prüfen, dass oben das grüne Schild steht — dann ist das Hin- und Herkopieren nur lästig und nicht riskant.
Die Ausnahme ist OneDrive. Liegen deine Dateien ohnehin dort, ist der Weg über den Datei-Explorer erstaunlich kurz.
Was kostet es dich?
Es kostet nichts, also lautet die Frage nur: Kostet es dich mehr Zeit, als es bringt?
Ob es sich lohnt, hängt daran, wie oft du lange Seiten und PDFs liest, die dich eigentlich nicht interessieren. Probier es zwei Wochen an genau diesen Stellen aus; danach weißt du es für dich, und niemand muss dir eine Zahl vorrechnen.
Der eigentliche Preis steht auf keiner Rechnung: Du gewöhnst dir an, Dinge hineinzuschreiben. Und irgendwann ist es eben doch der Entwurf mit dem Kundennamen drin. Deshalb einmal mit dem Arbeitskonto anmelden — danach ist genau diese Gewöhnung kein Problem mehr, sondern der Sinn der Sache.
Worauf ich achten würde
Diese Bewertung entstand aus Microsofts eigenen Unterlagen, ohne eigenen Dauereinsatz.
Ich würde als Erstes oben nachsehen, welches Konto angemeldet ist. Grünes Schild heißt: Du bist im Arbeitskonto, und der Rest dieses Abschnitts betrifft dich nicht. Ohne grünes Schild lohnt der eine Klick, bevor du weiterliest.
Ich würde nichts ungeprüft weitergeben. Das gilt hier besonders, weil die Antworten aus dem offenen Netz stammen: Was Copilot als Quelle nennt, ist nicht automatisch eine gute Quelle. Ein Blick auf die Links unter der Antwort kostet zehn Sekunden. Und bei Zahlen bin ich vorsichtig — ob wirklich gerechnet oder nur plausibel geschätzt wird, steht oben als „unklar”, und das ist bei Beträgen der entscheidende Unterschied.
Die beiden nächsten Punkte gelten nur für das private Konto:
Die Trainingseinstellung würde ich selbst nachsehen, statt sie zu vermuten. Microsoft sagt, man kann widersprechen; wie der Schalter im Auslieferungszustand steht, sagt keine der geprüften Seiten. Bis das jemand nachgesehen hat, würde ich davon ausgehen, dass mitgelernt wird.
Die 18 Monate würde ich ernst nehmen. Was heute in einer Unterhaltung landet, liegt anderthalb Jahre da, wenn niemand es löscht. Bei privaten Dingen kein Drama; bei einem Entwurf aus dem Büro schon.
Nicht abschaffen — anmelden. Wenn im Haus jemand fragt, ob man „den Copilot” verbieten soll, ist das die Antwort. Verbieten bringt nichts: Es ist schon installiert, und es wird benutzt. Copilot Chat mit dem Arbeitskonto steht daneben, kostet dasselbe (nämlich nichts) und spielt rechtlich in einer anderen Klasse. Ein Satz in der Hausmitteilung erledigt mehr als eine Sperre.
Offen geblieben sind vier Punkte: die Standardeinstellung beim Training, ob es eine echte Tiefenrecherche gibt, ob Zahlen wirklich gerechnet oder nur geschätzt werden, und wie weit der selbst handelnde Modus in Edge tatsächlich geht. Die letzten drei stehen oben als „unklar” — nicht aus Vorsicht, sondern weil die Anbieterdokumentation sie nicht hergibt.
Kurz zusammengefasst
- Reibungsarm — Sitzt schon in dem Programm, das du ohnehin offen hast.
- Ja
- Kostenlos
- Microsoft Edge · Windows 11 · copilot.microsoft.com · Microsoft-Copilot-App · OneDrive und Windows-Datei-Explorer · Bing
- Buchhaltung · Vertrieb · Einkauf · Personal · Kundendienst · Projektmanagement · Marketing
Woher das stammt
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Microsoft beschreibt Microsoft Copilot als kostenlose Verbraucherversion für persönliche Aufgaben und schreibt zur beruflichen Nutzung wörtlich - "You can use it for nonsensitive work tasks, but be cautious. Never add sensitive or proprietary work information in a prompt." Auf einem Arbeitsgerät fragt Copilot, ob mit dem Arbeits- oder dem privaten Konto gearbeitet werden soll.
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Nutzerinnen steuern selbst, ob ihre Unterhaltungen zum Training der Microsoft-KI-Modelle verwendet werden, und können jederzeit widersprechen. Unabhängig davon verwendet Microsoft Unterhaltungen für Leistungsüberwachung, Fehlersuche und Missbrauchsverhinderung. Unterhaltungen werden standardmäßig 18 Monate gespeichert und lassen sich einzeln oder vollständig löschen.
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Microsoft speichert die Unterhaltungsaktivität standardmäßig 18 Monate. Als vom Modelltraining ausgenommen nennt die FAQ ausschließlich Brasilien, China (ohne Hongkong), Israel, Nigeria, Südkorea und Vietnam; die Europäische Union steht nicht in dieser Liste.
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Microsoft 365 Copilot Chat verarbeitet Eingaben und Antworten innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze mit Unternehmensschutz (enterprise data protection) unter DPA und Product Terms, mit Microsoft als Auftragsverarbeiter; Eingaben und Antworten trainieren die Modelle nicht. Der Schutz ist ohne Zusatzkosten in einem Microsoft-365-Abonnement enthalten und wird in der Oberfläche durch ein grünes Schildsymbol angezeigt. Für EU-Nutzer bleibt der Verkehr in der EU-Datengrenze. Für die Websuche gilt eine ausdrückliche Ausnahme - "The Bing search service operates separately from Microsoft 365 ... Microsoft acts as an independent data controller"; an Bing gesendete Suchanfragen fallen laut Fußnote nicht unter das DPA und sind nicht EU-Datengrenz-konform. Microsoft entfernt dabei Nutzer- und Mandantenkennungen und sendet nicht den ganzen Prompt, sondern eine daraus gebildete Suchanfrage; die tatsächlich gesendeten Suchbegriffe sind in den Zitaten der Antwort 24 Stunden lang einsehbar.
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Copilot Chat ist im Chat selbst nicht in Organisationsinhalten verankert, kann Arbeitsdaten aber auf vier Wegen erreichen. Erstens durch die Nutzerin selbst - eintippen, hochladen, oder eine Datei über das ContextIQ-Menü auswählen. Zweitens über geöffnete Inhalte - "When using the Word, Excel, or PowerPoint agents, Copilot Chat is aware of the users open content like a file or spreadsheet"; Microsoft schränkt ein, diese Erfahrungen variieren je nach Mandantenkonfiguration und Lizenz. Drittens in Outlook - "Copilot Chat in Outlook can access user data including their emails, calendar, meetings, chats, and limited file content (OneDrive and SharePoint)", genauer OneDrive-Dateien, Dateien häufig besuchter SharePoint-Seiten, direkt geteilte Dateien und selbst angesehene, bearbeitete oder erstellte Dateien; der Zugriff erfolgt über lexikalische Indizierung. Viertens über Agents mit Zugriff auf Mandantendaten. Der volle Zugriff über Work IQ und semantische Indizierung bleibt der Microsoft-365-Copilot-Lizenz vorbehalten. Copilot Chat kann außerdem in den Word-, Excel- und PowerPoint-Agents Dateien erzeugen.
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Die Flex-Routing-Einstellung im Microsoft 365 Admin Center gilt für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat. Ist sie aktiv, kann die LLM-Verarbeitung in Spitzenlastzeiten in den USA, Kanada oder Australien stattfinden; für berechtigte Mandanten, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist sie standardmäßig aktiviert.
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Microsoft beschreibt seine Praxis bei Anfragen von Strafverfolgungs- und anderen Behörden unter „About our practices and your data". Zur Weiterverweisung an den Firmenkunden heißt es - "we always attempt to redirect the government to obtain the information directly from our customer." Zur Vorabinformation - "Microsoft gives prior notice to its enterprise customers of any third-party requests for their data, except where prohibited by law." Zu Schweigegeboten - "Microsoft sometimes receives requests that prohibit us from notifying our customers. In some cases, we seek permission to notify our customer or even challenge the gag order." Für Inhalte verlangt Microsoft nach eigener Darstellung einen richterlichen Beschluss oder Durchsuchungsbefehl. Zahlen zu behördlichen Anfragen, zu Notfallanfragen und zu Anordnungen aus dem Bereich der nationalen Sicherheit veröffentlicht Microsoft halbjährlich in eigenen Berichten.
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.