Eine unklare Eingangsrechnung vorprüfen und die Rückfrage entwerfen
Eine geordnete Liste offener Punkte — getrennt nach rechnerisch prüfbar, intern abzugleichen und beim Lieferanten nachzufragen — und ein Entwurf für die Rückfrage.
So läuft es heute
Die Rechnung liegt vor dir, die Bestellung im Warenwirtschaftssystem, der Leistungsnachweis vielleicht in einer Mail und der Wareneingang im Lager. Du hältst Beträge, Zeiträume und Mengen von Hand nebeneinander, findest drei Dinge, die nicht zusammenpassen, und formulierst danach eine Nachricht, die nicht nach Vorwurf klingen soll. Das kostet jedes Mal zwanzig Minuten, und zwei Wochen später kommt dieselbe Rechnung noch einmal.
So gehst du vor
- Unterlagen gemeinsam hineingeben
Lade die Rechnung und die Vergleichsangaben zusammen hoch — Bestellung, Leistungsnachweis, Stammdaten. Sag ausdrücklich dazu: Widersprüche markieren, fehlende Angaben nicht ergänzen. Ohne diesen Satz wird aus einer Lücke im Material eine Feststellung.
- Das Ergebnis in drei Gruppen verlangen
„Rechnerisch prüfbar", „mit unseren Unterlagen abgleichen", „beim Lieferanten nachfragen". Diese Trennung ist die eigentliche Arbeit: Sie zeigt dir, was du selbst am Bildschirm klären kannst und was von außen kommen muss.
- Die Bankverbindung gesondert behandeln
Verlang, dass eine geänderte Bankverbindung als eigener Prüfpunkt auftaucht und nicht unter „Kleinigkeiten" mitläuft. Ob die Änderung berechtigt ist, klärt danach ein Anruf an eine Nummer aus euren Stammdaten — nicht an die auf der Rechnung.
- Rückfrage entwerfen und gegenlesen
Lass die Nachricht nur aus den gefundenen Punkten schreiben. Dann prüfst du jeden Satz gegen die Originalunterlagen: Steht darin eine Behauptung, die du nicht belegen kannst? Die kommt raus, bevor die Mail rausgeht.
Warum das überhaupt lohnt
Der Aufwand steckt nicht in der Entscheidung. Ob du die Rechnung buchst und zur Zahlung freigibst, weißt du in dem Moment, in dem die offenen Punkte auf dem Tisch liegen. Er steckt davor: im Zusammensuchen, im Vergleichen, im Formulieren einer Nachricht, die sachlich bleibt.
Was hier hilft, ist deshalb nicht die Prüfung selbst. Es ist die Liste: Was kann ich ausrechnen, was muss ich intern nachsehen, was muss ich fragen. Diese Sortierung machst du sonst im Kopf und vergisst dabei regelmäßig einen Punkt — und merkst es erst, wenn der Lieferant zurückschreibt und du ein zweites Mal nachfassen musst.
So gehst du vor
Gib die Vergleichsunterlagen mit hinein, nicht nur die Rechnung. Eine Rechnung allein hat keine Widersprüche; die entstehen erst gegen die Bestellung und den Leistungsnachweis.
Verlang die Trennung in drei Gruppen, bevor du irgendetwas anderes verlangst. Wer sofort um eine Bewertung bittet, bekommt eine — glatt, vollständig und mit einem Urteil, für das die Grundlage fehlt.
Behandle die Bankverbindung als eigenen Punkt und klär sie über einen Weg, der nicht auf der Rechnung steht. Das ist die eine Stelle in dieser Aufgabe, an der ein Fehler richtig teuer wird.
Zum Schluss liest du die Rückfrage einmal gegen die Unterlagen und einmal als der Lieferant. Was davon könntest du belegen, wenn er zurückfragt?
Was dabei schiefgehen kann
Der gefährlichste Fehler ist der flüssige Satz. „Ein Leistungsnachweis wurde nicht erbracht” liest sich wie ein Befund und ist doch nur die Feststellung, dass keiner beiliegt. Wenn so etwas in einer Mail an den Lieferanten landet, stehst du in der nächsten Runde in der Erklärungspflicht.
Der zweite ist das umgekehrte Missverständnis: Es fällt nichts auf, also ist alles in Ordnung. Ein Werkzeug prüft, was du ihm gibst. Alles, was fehlt — und gerade das Fehlende ist bei unklaren Rechnungen der Kern —, kann es nicht sehen.
Der dritte betrifft die Grenze der Aufgabe. Sobald der Entwurf anfängt, über Konto, Vorsteuerabzug oder Zahlungsfreigabe zu reden, bist du außerhalb dessen, wofür das hier taugt. Diese Sätze streichst du, auch wenn sie richtig klingen.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
In einem Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat, darf die Rechnung hinein, wie sie ist — dafür ist der Vertrag da. Weißt du nicht, ob euer Werkzeug freigegeben ist, gehört das hier nicht hinein: Lieferantenname, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Bestellnummer, Projekt und Beträge zusammen ergeben ein vollständiges Geschäftsgeheimnis. Zum Üben nimmst du eine erfundene Rechnung. Der Satz für deine IT steht oben auf der Rollenseite.
Wo es danebenliegt
- Was du nicht hochgeladen hast, gilt schnell als nicht vorhanden. Aus „die Bestellung liegt mir hier nicht vor" wird „es gibt keine Bestellung" — und das ist ein anderer Satz.
- Ob eine neue Bankverbindung berechtigt ist oder ein Betrugsversuch, erkennt kein Werkzeug. Es sieht nur, dass zwei Zahlenreihen verschieden sind.
- Ein unauffälliges Ergebnis ist keine Bestätigung. „Mir fällt nichts auf" heißt nicht „die Rechnung stimmt", sondern nur, dass die vorgelegten Angaben zueinander passen.
- Steuerliche Pflichtangaben kann es aufzählen. Über Buchung, Vorsteuerabzug und Zahlung entscheidet es nicht — und darf es nicht.
Zum Kopieren
Eine Eingangsrechnung vorprüfen und die Rückfrage entwerfen
Prüfe die folgenden Angaben zu einer Eingangsrechnung. Trenne dein Ergebnis in: 1. rechnerisch prüfbar 2. mit unseren Unterlagen abgleichen 3. beim Lieferanten nachfragen Entscheide nicht, ob die Rechnung gebucht, bezahlt oder steuerlich anerkannt werden darf. Erfinde keine fehlenden Angaben. Behandle eine geänderte Bankverbindung als eigenen Prüfpunkt. Rechnungsangaben: [RECHNUNGSANGABEN] Unsere Vergleichsinformationen: [VERGLEICHSINFORMATIONEN]
Prüfe die folgenden Angaben zu einer Eingangsrechnung. Trenne dein Ergebnis in: 1. rechnerisch prüfbar 2. mit unseren Unterlagen abgleichen 3. beim Lieferanten nachfragen Entscheide nicht, ob die Rechnung gebucht, bezahlt oder steuerlich anerkannt werden darf. Erfinde keine fehlenden Angaben. Behandle eine geänderte Bankverbindung als eigenen Prüfpunkt. Rechnungsangaben (Firma und Zahlen frei erfunden): - Lieferant: Rheinbogen Verpackungstechnik GmbH - Rechnungsnummer: RV-260714 - Rechnungsdatum: 4. Juli 2026 - Leistung: „Projektunterstützung Q2" - Netto: 18.400 Euro - Umsatzsteuer: 3.496 Euro - Brutto: 21.896 Euro - Zahlungsziel: 7 Tage - Im Rechnungsfuß steht eine andere Bankverbindung als bisher Unsere Vergleichsinformationen: - Bestellung über höchstens 120 Stunden zu 145 Euro - Im Zeiterfassungsbericht stehen 118 Stunden - Ein Abnahmeprotokoll wurde nicht mitgeschickt - Im Lieferantenstamm steht eine andere Bankverbindung - Ein Zahlungsziel von 7 Tagen ist bei uns nirgends dokumentiert - Der Projektleiter schrieb nur: „Sieht im Großen und Ganzen gut aus."
Du unterstützt mich bei der Vorprüfung einer Eingangsrechnung. Du triffst keine Buchungs-, Zahlungs- oder Steuerentscheidung. Kontext: [KONTEXT] Rechnung: [RECHNUNG] Vergleichsunterlagen: [VERGLEICHSUNTERLAGEN] Arbeite so: - Prüfe ausschließlich anhand meiner Angaben. - Stelle zuerst höchstens drei Rückfragen, wenn entscheidende Informationen fehlen. - Kennzeichne fehlende Angaben als [FEHLT: …] und behandle sie nicht als „nicht vorhanden". - Erfinde keine Bestellung, Vereinbarung, Lieferung oder Freigabe. - Rechne Summen nachvollziehbar vor, Schritt für Schritt. - Behandle eine geänderte Bankverbindung als eigenen Prüfpunkt. - Formuliere Vermutungen nie als Tatsachen. Ausgabe: 1. Rechenprüfung 2. Widersprüche 3. Fehlende Nachweise 4. Punkte für den internen Abgleich 5. Fragen an den Lieferanten 6. Entwurf einer neutralen Rückfrage, höchstens 120 Wörter
- Passen Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnerisch zusammen?
- Wurde die Stundenrechnung nachvollziehbar vorgerechnet — und stimmt sie?
- Wird die Bestellobergrenze von der tatsächlich nachgewiesenen Leistung getrennt?
- Steht die geänderte Bankverbindung als eigener Prüfpunkt da, nicht als Randnotiz?
- Wird „sieht gut aus" fälschlich als Freigabe bezeichnet?
- Steht irgendwo „liegt nicht vor", wo nur „wurde mir nicht vorgelegt" stimmt?
- Enthält die Rückfrage nur Punkte, die sich aus meinen Angaben ergeben?
- Entscheidet der Text an keiner Stelle über Buchung oder Zahlung?
Womit du das machst
-
ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
-
Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
-
Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
-
Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
-
Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.