Aus Monatszahlen ein Lieferantengespräch machen, das etwas klärt
Eine kurze Übersicht zu Termintreue, Qualität und Mengenabweichungen — und daraus drei Fragen, die auf ein Muster zielen statt auf den letzten Vorfall.
So läuft es heute
Die Zahlen liegen in einer Tabelle aus dem Wareneingang, die Meldungen in der Qualität, der Rest in deinem Kopf. Im Bewertungsgespräch redet ihr dann über die eine Lieferung, an die sich alle erinnern — meistens die letzte — und nicht über die drei, die dasselbe Muster zeigen.
So gehst du vor
- Erst die Datenbasis klären
Welcher Zeitraum, welcher Lieferant, welche Kennzahl, gemessen woran? Termintreue gegen den bestätigten oder gegen den gewünschten Termin gerechnet sind zwei verschiedene Zahlen — welche gemeint ist, muss vorher feststehen. Systemwechsel, Nachbuchungen und fehlende Wareneingänge gehören ebenfalls vorher benannt.
- Nur beschreiben lassen, nicht bewerten
Verlang eine reine Beschreibung: Was hat sich verändert, welche Abweichung wiederholt sich, wo fehlen Daten? Ausdrücklich keine Ursachen, keine Note, keine Empfehlung. Was nicht belegbar ist, muss als nicht belegbar dastehen.
- Ausreißer selbst prüfen
Geh die auffälligen Zeilen einzeln durch. Der eine Monat mit 40 Prozent Termintreue kann an einer verspäteten Zeichnungsfreigabe von euch liegen — dann ist es keine Lieferantenkennzahl, sondern eure.
- Daraus drei Fragen bauen
Je Beobachtung eine Frage: Was wir sehen, was wir nicht wissen, was wir bis wann klären wollen. Drei tragen ein Gespräch. Zwölf machen daraus eine Verteidigung.
Warum das überhaupt lohnt
Wiederkehrende Probleme erkennt man schlecht, wenn sie als einzelne E-Mails über sechs Monate verteilt sind. Man erinnert sich an den letzten Vorfall und an den lautesten — und beides sind schlechte Auswahlkriterien.
Was hier entsteht, ist keine Bewertung, sondern eine Beschreibung: Das hier wiederholt sich, das hier war einmalig, das hier können wir nicht belegen. Damit gehst du anders in das Gespräch. Nicht mit einem Vorwurf, sondern mit einer Beobachtung und einer Frage — und das ist die Form, in der ein Lieferant antwortet, statt sich zu rechtfertigen.
Die knappe Stunde geht fast vollständig für die Datenbasis drauf. Das ist richtig so: Eine Auswertung über Zahlen, die niemand definiert hat, ist schneller fertig und wertlos.
So gehst du vor
Klär zuerst, was ihr überhaupt messt. Termintreue gegen den bestätigten Termin oder gegen den Wunschtermin? Zählt eine Teillieferung als pünktlich? Was passiert mit Wareneingängen, die erst zwei Tage später gebucht wurden? Wer diese Fragen überspringt, streitet später über die Zahl statt über die Sache.
Dann lass beschreiben, nicht bewerten. Der Unterschied ist größer, als er klingt: „Die Termintreue fiel von 92 auf 74 Prozent, in vier von sechs Fällen betraf es Artikel derselben Gruppe” ist etwas anderes als „Der Lieferant hat Kapazitätsprobleme”. Das erste ist eine Beobachtung, das zweite eine Diagnose, für die euch die Grundlage fehlt.
Die Ausreißer schaust du selbst an. Meistens ist mindestens einer davon hausgemacht — eine Freigabe, die zu spät kam, eine Bestellung mit einem Termin, den niemand bestätigt hatte. Es ist unangenehm, das vor dem Gespräch zu finden, und deutlich unangenehmer, es im Gespräch zu hören.
Am Ende stehen drei Fragen. Mehr braucht kein Bewertungsgespräch, und mehr trägt es auch nicht.
Was dabei schiefgehen kann
Der Grundfehler ist, die Auswertung für eine Messung eurer Lieferanten zu halten. Sie ist zuerst eine Messung eurer Datenpflege. Wenn Auftragsbestätigungen nicht gepflegt werden, misst die Termintreue, dass Auftragsbestätigungen nicht gepflegt werden.
Der zweite Fehler ist der Durchschnitt. Ein Lieferant mit 95 Prozent Termintreue kann euch trotzdem dreimal die Montage gestoppt haben, wenn die fünf Prozent genau das Teil betrafen, ohne das nichts läuft. Deshalb gehört zu jeder Kennzahl die Frage, welche Artikel dahinterstehen.
Der dritte ist die Note. Sobald aus der Beschreibung eine Einstufung wird — A-Lieferant, B-Lieferant, gesperrt —, hängen daran Konsequenzen: Ausschluss von Anfragen, Preisgespräche, im Zweifel das Ende einer Zusammenarbeit. Diese Entscheidung gehört zu euch, mit dem, was in keiner Tabelle steht: Wie schnell jemand ans Telefon geht, wenn es brennt. Ob er im letzten Winter eingesprungen ist. Ob es überhaupt einen zweiten Lieferanten gibt.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Termintreue, Mengen und Qualitätsmeldungen zu euren Lieferanten sind betriebliche Daten — sie dürfen in ein Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat. Zwei Dinge lässt du weg: namentliche Einschätzungen einzelner Menschen beim Lieferanten und Auswertungen, aus denen sich die Arbeitsleistung eurer eigenen Kolleginnen ablesen lässt. Sobald das im Spiel ist, ist es keine Lieferantenbewertung mehr.
Dazu brauchst du: Eine Auswertung, die ihr aus euren Systemen herausbekommt, und eine Verständigung darüber, wie eure Kennzahlen definiert sind. Ohne diese Definition vergleicht ihr Monate, die nicht dasselbe messen.
Wo es danebenliegt
- Eine Kennzahl nennt keine Ursache. Schlechte Termintreue kann am Lieferanten liegen, an eurer verspäteten Freigabe, am Transport oder an einer Buchung, die zwei Tage zu spät erfasst wurde.
- Durchschnitte verdecken genau das, was zählt: den einen kritischen Artikel, bei dem jede Verspätung die Linie stoppt.
- Aus lückenhaften Daten entsteht eine schlüssig klingende Geschichte. Der Monat ohne Lieferungen sieht dann aus wie ein Monat ohne Probleme.
- Eine Einstufung, eine Note oder gar eine Sperrentscheidung darf hier nicht herauskommen. Das ist eine Entscheidung mit Folgen für Versorgung und Vertragslage.
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.