Die eigene Pipeline auf Lücken und Widersprüche prüfen
Eine Liste der Verkaufschancen, bei denen etwas fehlt oder nicht zusammenpasst — vor dem Forecast-Gespräch, nicht danach.
So läuft es heute
Dreißig Vorgänge stehen in der Liste. Bei einigen hat sich seit zwei Monaten nichts getan, das Abschlussdatum wurde dreimal verschoben, die Wahrscheinlichkeit steht unverändert auf siebzig Prozent. Am Donnerstag fragt dein Chef nach dem Forecast, und du merkst es genau dann.
So gehst du vor
- Prüfregeln festlegen, bevor du irgendetwas hochlädst
Schreib auf, was ein Warnzeichen ist: kein nächster Schritt hinterlegt, Abschlussdatum in der Vergangenheit, seit sechzig Tagen keine Aktivität, hohe Wahrscheinlichkeit ohne Begründung, Betrag weicht vom Angebot ab. Diese Regeln sind die eigentliche Arbeit.
- Mit dem freigegebenen Weg klären, wie die Daten dorthin kommen
Ein Export aus der Kundendatenbank ist keine Datei wie jede andere: Da stehen Namen, Beträge und interne Einschätzungen von hunderten Menschen drin. Kläre mit der IT, welcher Weg dafür zugelassen ist — vorher passiert nichts.
- Klein anfangen und Fehlalarme mitzählen
Fang mit deinen eigenen Vorgängen an, nicht mit denen des ganzen Teams. Notier dir bei jedem Treffer, ob er berechtigt war. Nach zwei Durchläufen weißt du, welche Regel taugt und welche nur Lärm macht.
- Nichts entscheiden lassen
Der Ablauf markiert, du bewertest. Kein Vorgang wird automatisch geschlossen, verschoben oder abgewertet, und kein Kunde bekommt automatisch Post.
Warum das überhaupt lohnt
Vorweg das Wichtigste: Diese Aufgabe sagt dir nicht, welcher Kunde kauft.
Wer so etwas verspricht, verkauft dir eine Wahrsagerei auf Grundlage von Schätzungen, die deine Kollegen unter Zeitdruck in ein Feld getippt haben. Was sie kann, ist bescheidener und nützlicher: Sie findet die Stellen, an denen die Liste sich selbst widerspricht. Ein Vorgang mit siebzig Prozent Wahrscheinlichkeit und ohne hinterlegten nächsten Schritt ist keine Verkaufschance, sondern eine Hoffnung. Ein Abschlussdatum, das dreimal verschoben wurde, ohne dass sich die Begründung geändert hat, ebenfalls.
Der Nutzen ist damit nicht der Forecast, sondern das Gespräch darüber. Du gehst mit einer Liste hinein, auf der steht, was du nicht weißt — statt mit einer Zahl, die du verteidigen musst.
So gehst du vor
Die Arbeit steckt in den Regeln, nicht im Werkzeug. Setz dich hin und schreib auf, woran du selbst erkennst, dass ein Vorgang wackelt. Fünf oder sechs solcher Regeln reichen für den Anfang. Wer diesen Schritt überspringt und einfach eine Tabelle hochlädt mit der Bitte „finde Auffälligkeiten”, bekommt Auffälligkeiten — nur nicht die, die zählen.
Der zweite Schritt ist der, an dem die meisten scheitern, und er ist nicht technisch: Klär vorher, wie die Daten überhaupt aus der Kundendatenbank herauskommen dürfen. Ein Export ist schnell gemacht und enthält alles über alle. Das ist der Grund für die rote Ampel oben.
Dann fang klein an. Deine eigenen Vorgänge, ein Durchlauf, und bei jedem Treffer notierst du, ob er berechtigt war. Nach dem zweiten Mal siehst du, welche Regel Lärm macht — und Regeln, die ständig falschen Alarm auslösen, schaltest du ab, sonst schaut nach drei Wochen niemand mehr hin.
Was dabei schiefgehen kann
Der Grundfehler ist, die Ausgabe für eine Messung zu halten. Sie ist ein Spiegel eurer Datenpflege. Wenn im Haus niemand den nächsten Schritt einträgt, findet die Prüfung dreißig Vorgänge ohne nächsten Schritt und hat damit nichts über eure Verkaufschancen gesagt, sondern etwas über eure Gewohnheiten.
Der zweite Fehler ist der Umgang mit Ausnahmen. Der Kunde, der seit vier Monaten nicht reagiert, weil sein Budget erst im Januar kommt, taucht jedes Mal als Warnung auf. Das ist erträglich, solange du es weißt. Es wird zum Problem, wenn jemand anders die Liste liest und daraus schließt, du hättest den Vorgang nicht im Griff.
Und der dritte ist der ernsteste: Sobald eine solche Auswertung nicht mehr der Datenpflege dient, sondern dazu, die Arbeit einzelner Leute zu beurteilen, ist sie etwas anderes geworden. Dann geht es um Mitbestimmung, um Zweckbindung und um Regeln, die niemand allein im Vertrieb festlegen kann. Wenn du merkst, dass die Liste in diese Richtung benutzt werden soll, ist das der Moment, an dem Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte gefragt sind — nicht später.
Was du dabei hineingeben darfst
Bleibt draußen
Warum steht das hier auf Rot, während deine Gesprächsnotizen mit demselben Kundennamen grün sind? Nicht wegen der Menge. Sondern weil hier Daten über Menschen verarbeitet werden, die davon nichts wissen — Einschätzungen über Ansprechpartner und über die Arbeit von Kolleginnen. Dafür reicht die Freigabe eines Chatwerkzeugs nicht, da müssen andere mitreden. Rot heißt auch hier nicht „geht nicht": Im freigegebenen Firmensystem ist genau das erlaubt. Zum Üben nimmst du eine erfundene Tabelle mit zwanzig Zeilen.
Dazu brauchst du: Ein von der IT freigegebener Weg, wie die Daten aus der Kundendatenbank herauskommen und wo sie verarbeitet werden. Bei größeren Betrieben gehören Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat an den Tisch, bevor das läuft.
Wo es danebenliegt
- Schlechte Ausgangsdaten erzeugen sauber formatierte, wertlose Ergebnisse. Wenn niemand den nächsten Schritt pflegt, findet die Prüfung nur, dass niemand den nächsten Schritt pflegt.
- Ein Vorgang, der seit vier Monaten liegt, kann völlig in Ordnung sein — weil der Kunde erst im nächsten Haushaltsjahr Geld hat. Diese Ausnahme steht nirgends, also wird sie zum Warnzeichen.
- Wahrscheinlichkeit und Abschlussdatum sehen aus wie Messwerte und sind Schätzungen von Kolleginnen und Kollegen. Eine Auswertung darüber ist eine Auswertung über Meinungen.
- Sobald so eine Liste zur Bewertung von Mitarbeitern benutzt wird, ist es keine Datenpflege mehr. Dann gelten Mitbestimmung und andere Regeln — und die Frage gehört nicht dir allein.
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.