Gesprächsnotizen in Fakten, Aufgaben und Vermutungen trennen
Sechs getrennte Listen aus einem Wust von Stichpunkten — mit der Fundstelle hinter jedem Eintrag, damit du die Zuordnung nachprüfen kannst.
So läuft es heute
Auf deinem Zettel steht alles durcheinander: was der Kunde gesagt hat, was du daraus geschlossen hast, was du noch tun musst. Beim Übertragen in die Kundendatenbank wird daraus eine glatte Geschichte — und drei Wochen später weiß niemand mehr, was davon der Kunde gesagt hat und was deine Vermutung war.
So gehst du vor
- Sechs Listen vorgeben
Verlange die Trennung ausdrücklich: bestätigte Aussagen des Kunden, Wünsche, getroffene Entscheidungen, deine Aufgaben, Aufgaben des Kunden, offene Fragen. Ohne Vorgabe bekommst du eine Zusammenfassung, und die hilft dir hier nicht.
- Fundstellen verlangen
Lass hinter jedem Eintrag den Stichpunkt aus deinen Notizen stehen, auf den er sich stützt. Das ist der ganze Trick: Ein Eintrag ohne Fundstelle ist eine Erfindung, und du siehst es auf einen Blick.
- Nur Bestätigtes übertragen
Was in der Spalte „Vermutung" steht, kommt so auch in die Kundendatenbank — als Vermutung, nicht als Sachstand. Das kostet dich zehn Sekunden und rettet später eine Übergabe.
Warum das überhaupt lohnt
Diese Aufgabe sieht aus wie Bürokratie und ist in Wahrheit eine Versicherung.
Der Schaden, den sie verhindert, tritt nie sofort ein. Er tritt ein, wenn du im Urlaub bist und jemand anders den Kunden anruft. Wenn die Technik nach vier Wochen fragt, warum sie diese Schnittstelle bauen soll. Wenn dein Chef im Forecast-Gespräch fragt, worauf sich die achtzig Prozent stützen. In all diesen Momenten ist der Unterschied zwischen „der Kunde hat gesagt” und „ich nehme an” das Einzige, was zählt — und genau der geht beim Abtippen als Erstes verloren.
Der zweite Nutzen ist unmittelbarer: Du siehst, was du nicht gefragt hast. Eine Liste offener Fragen, die aus deinen eigenen Notizen entsteht, ist ehrlicher als eine, die du aus dem Kopf aufschreibst.
So gehst du vor
Der Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem nutzlosen Ergebnis liegt in einer einzigen Anweisung: Verlange die Fundstelle.
Ohne sie bekommst du eine Zusammenfassung, die überall gleich plausibel klingt. Mit ihr steht hinter jedem Punkt der Stichpunkt, aus dem er stammt — und du brauchst nur zu schauen, wo nichts steht. Das sind die Stellen, an denen etwas hinzugedichtet wurde, und es sind meist zwei oder drei.
Sechs Listen sind mehr, als du am Ende brauchst. Das ist Absicht: Die Trennung zwischen „Wunsch” und „Entscheidung” und zwischen „meine Aufgabe” und „seine Aufgabe” ist genau die, die im Alltag verschwimmt.
Was dabei schiefgehen kann
Der Hauptfehler ist eine Höflichkeitsfalle. Im deutschen Geschäftsleben heißt „Das ist grundsätzlich interessant” oft nichts, manchmal sogar Nein. In der Liste steht es dann unter „Kundenwünsche” und sieht aus wie ein Bedarf. Du musst das selbst gerade ziehen — kein Werkzeug kennt den Tonfall, in dem der Satz gefallen ist.
Der zweite Fehler betrifft deine eigenen Notizen. Wenn du „Budget wohl da” notiert hast, ist das deine Einschätzung. In der sauber sortierten Liste steht es zwischen echten Kundenaussagen und wirkt wie eine. Schreib dir für die Zukunft an, was der Kunde gesagt hat, und was du denkst, in zwei Spalten — dann kann auch nichts mehr durcheinandergeraten.
Und der dritte: Waren mehrere Leute im Termin, hatten sie vermutlich unterschiedliche Meinungen. Genau diese Unterschiede sind die wertvollste Information über deine Erfolgsaussichten — und sie sind das Erste, was eine Zusammenfassung glättet. Wenn du weißt, dass die Technik dafür war und der Einkauf dagegen, schreib es getrennt hinein und verlang, dass es getrennt bleibt.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Mit einem freigegebenen Werkzeug dürfen die echten Notizen hinein. Ohne Freigabe reicht es nicht, den Namen zu ersetzen: Wenn im Text die eine Anlage steht, die nur dieser Kunde hat, ist er weiterhin erkennbar.
Wo es danebenliegt
- Höfliche und vage Aussagen landen in der Spalte „Entscheidungen", obwohl nichts entschieden wurde.
- Deine eigenen Randbemerkungen — „wirkt so, als wäre Budget da" — tauchen später wie eine Aussage des Kunden auf.
- Wenn zwei Leute im Termin Widersprüchliches gesagt haben, wird daraus eine einzige, scheinbar eindeutige Position.
Zum Kopieren
Gesprächsnotizen zerlegen
Zerlege meine Gesprächsnotizen in sechs getrennte Listen: 1. bestätigte Aussagen des Kunden 2. Wünsche des Kunden 3. getroffene Entscheidungen 4. meine Aufgaben 5. Aufgaben des Kunden 6. offene Fragen Schreib hinter jeden Eintrag in Klammern den Stichpunkt, auf den er sich stützt. Was du nicht belegen kannst, lässt du weg. Notizen: [DEINE STICHPUNKTE]
Zerlege meine Gesprächsnotizen in sechs getrennte Listen: 1. bestätigte Aussagen des Kunden 2. Wünsche des Kunden 3. getroffene Entscheidungen 4. meine Aufgaben 5. Aufgaben des Kunden 6. offene Fragen Schreib hinter jeden Eintrag in Klammern den Stichpunkt, auf den er sich stützt. Was du nicht belegen kannst, lässt du weg. Notizen: - Termin bei Nordtal Maschinenbau, dabei: Frau Winter (Instandhaltung), Herr Baumann (IT) - Winter: Wartungsplanung über Tabellen, 28 Anlagen, "so kann das nicht weitergehen" - Baumann eher zurückhaltend, sagte zweimal "wir haben schon genug Systeme" - Winter will Start im Oktober, Baumann sagt frühestens Q1 - Budget nicht freigegeben, Frau Kessler (kaufmännische Leitung) entscheidet - Baumann fragt nach Schnittstelle zum Wartungsmodul, muss ich mit der Technik klären - Winter schickt mir die Liste der Anlagentypen - Wirkt so, als wäre das Geld eigentlich da - Ich sende technische Rückfragen bis Freitag - Abschluss: "Das schauen wir uns intern an."
Du hilfst mir, rohe Gesprächsnotizen für die Dokumentation zu sortieren.
Du bewertest nichts und fasst nichts zusammen — du sortierst.
Meine Notizen:
[DEINE STICHPUNKTE]
Aufgabe:
Erstelle sechs getrennte Listen:
1. Bestätigte Aussagen des Kunden (wörtlich oder klar sinngemäß gesagt)
2. Wünsche und Anforderungen
3. Getroffene Entscheidungen (nur, wenn ausdrücklich entschieden)
4. Meine Aufgaben — mit Fälligkeit, falls genannt
5. Aufgaben des Kunden — mit Fälligkeit, falls genannt
6. Offene Fragen
Regeln:
- Hinter jedem Eintrag steht in Klammern der Stichpunkt, auf den er sich
stützt.
- Meine eigenen Einschätzungen ("wirkt so, als ob") kommen NICHT in die
Kundenaussagen, sondern in eine eigene Liste "meine Vermutungen".
- Haben verschiedene Personen Widersprüchliches gesagt, führ beide
Positionen getrennt auf und nenn die Namen. Fass sie nicht zusammen.
- Eine höfliche Floskel ist keine Entscheidung. Im Zweifel: offene Frage.
- Erfinde keine Fristen und keine Zuständigkeiten.
Am Ende: Liste die drei Punkte, die ich im nächsten Kontakt zuerst klären
sollte, mit einem halben Satz Begründung.
Wenn Notizen unklar sind, stell höchstens drei Rückfragen. - Hat jeder Eintrag eine Fundstelle — und stimmt sie?
- Steht unter "Entscheidungen" wirklich nur Entschiedenes?
- Sind meine eigenen Vermutungen von den Aussagen des Kunden getrennt?
- Sind Widersprüche zwischen Teilnehmern erhalten geblieben oder geglättet?
- Fehlt eine Frist oder ist eine dazugekommen?
- Würde eine Kollegin nach dem Lesen wissen, was gesichert ist?
Womit du das machst
-
ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
-
Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
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Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.