Einen Einarbeitungsplan vorbereiten, der die Lücken zeigt
Ein Plan über die ersten Wochen, in dem zu jedem Punkt steht, wer ihn verantwortet und woran man sieht, dass er erledigt ist — plus eine Liste der Voraussetzungen, die noch fehlen.
So läuft es heute
Der Neue fängt am Ersten an. Du nimmst den Plan des Vorgängers, änderst den Namen und die Daten. Am ersten Tag fehlt der Zugang zum Bestellprogramm, die Patin ist in Woche zwei im Urlaub, und in der Vorlage steht eine Schulung für ein Programm, das ihr seit zwei Jahren nicht mehr benutzt. Nichts davon ist ein Drama. Zusammen kostet es die ersten drei Wochen.
So gehst du vor
- Zusammentragen, was du sicher weißt
Rolle, Aufgaben, feste Termine wie Sicherheitsunterweisung und Abteilungsrunde, und was am Ende der ersten Wochen können soll, wer neu anfängt. Nur bestätigte Angaben — Vermutungen kennzeichnest du als solche.
- Den Plan in fünf Abschnitte gliedern lassen
Vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, Tag 31 bis 90. Zu jedem Punkt gehören Ziel, verantwortliche Rolle, Termin und ein sichtbarer Abschluss. Wo eine Verantwortung fehlt, soll sie als fehlend markiert werden, statt plausibel ergänzt zu werden.
- Voraussetzungen einzeln nachhalten
Geh die Zugänge, Termine und Schulungen durch und trenne zwei Dinge, die im Plan gleich aussehen: beantragt und benötigt. Ein Textentwurf bestellt nichts. Was nicht bestätigt ist, kommt in eine eigene offene Liste — die arbeitest du ab, nicht den Plan.
- Gegen die Wirklichkeit prüfen
Urlaub, Erreichbarkeit, Lieferzeiten, offene Freigabegrenzen. Und dann die unbequeme Frage: Ist zwischen den Terminen überhaupt Zeit zum Üben und Nachfragen? Ein voller Kalender ist keine Einarbeitung.
Warum das überhaupt lohnt
Die Struktur einer Einarbeitung wiederholt sich, die Inhalte nicht. Genau deshalb greift jeder zur alten Vorlage — und schleppt mit ihr die Fehler des letzten Mals weiter.
Der Nutzen liegt nicht im fertigen Plan. Er liegt in der Spalte, die sonst niemand ausfüllt: Wer ist dafür verantwortlich, und woran sieht man, dass es erledigt ist? Sobald diese beiden Fragen an jedem Punkt stehen, fällt in fünf Minuten auf, was noch offen ist — vier Wochen bevor jemand vor einem gesperrten Bildschirm sitzt.
So gehst du vor
Lass jeden Punkt vollständig beschreiben: Ziel, verantwortliche Rolle, Termin, sichtbarer Abschluss. Punkte ohne bestätigte Verantwortung oder ohne Termin gehören nicht in den Plan, sondern in eine offene Liste daneben.
Diese offene Liste ist dein eigentliches Arbeitsergebnis. Sie ist meistens kurz — drei, vier Zeilen — und genau die drei, vier Zeilen entscheiden, wie die erste Woche läuft.
Prüf danach die Termine gegen die Wirklichkeit: Wer ist im Urlaub, wer ist nur vormittags da, was hat eine Lieferzeit. Und rechne bewusst Zeit ohne Termin ein. Wer in Woche eins durchgetaktet ist, hat nichts gelernt, sondern zugehört.
Was dabei schiefgehen kann
Ein vollständiger Plan ist noch keine funktionierende Einarbeitung. Er sieht nur so aus. Der Unterschied zeigt sich an den Voraussetzungen: Zugang, Ansprechperson, Vertretung, Freigabegrenze. Fehlt eine davon, hilft die schönste Gliederung nicht.
Der zweite Fehler ist die stille Übernahme aus der Altvorlage. Alles, was du nicht ausdrücklich bestätigt hast, kann veraltet sein — Programme, Zuständigkeiten, Abläufe. Prüf die Vorlage einmal ganz, dann hast du für die nächsten Male Ruhe.
Und der dritte: Was jemand persönlich braucht, um gut anzufangen, gehört in ein Gespräch, nicht in eine Vorlage, die durch drei Abteilungen läuft.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Im Werkzeug, für das dein Haus unterschrieben hat, darfst du mit den echten Angaben arbeiten — Name, Startdatum, Abteilung, Ansprechpersonen. Weißt du nicht, ob euer Werkzeug dazugehört, kommst du auch ohne aus: Rolle, Aufgaben und Abläufe genügen für den Plan. Eines gehört unabhängig von der Freigabe nicht hinein: was jemand persönlich braucht, um gut anzufangen. Das steht später in einer Vorlage, die durch drei Abteilungen läuft.
Wo es danebenliegt
- Ob ein Zugang beantragt wurde, weiß kein Werkzeug. Im Plan sieht der bestellte Zugang genauso aus wie der, an den niemand gedacht hat.
- Eine kopierte Altvorlage wird als gültiger Prozess behandelt. Schulungen für abgeschaffte Programme überleben so jahrelang.
- Es wird zu viel geplant. Termine lassen sich beliebig vermehren, Lernzeit nicht — und die fehlt dann genau dort, wo die eigentliche Arbeit anfängt.
- Die wichtigen informellen Ansprechpartner kommen nicht vor, weil sie in keiner Unterlage stehen. Die kennst nur du.
Zum Kopieren
Einarbeitungsplan entwerfen und die offenen Voraussetzungen sichtbar machen
Entwirf für [ROLLE] einen Einarbeitungsplan mit den Abschnitten: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, Tag 31 bis 90. Nenne zu jedem Punkt: Ziel, Aktivität, verantwortliche Rolle, Termin und einen sichtbaren Abschluss. Erfinde keine Zugänge, Termine oder Zuständigkeiten. Markiere alles Unbestätigte als [FEHLT: …] und sammle es am Ende in einer eigenen Liste „offene Voraussetzungen". Material: [MATERIAL]
Entwirf für eine neue Sachbearbeitung Einkauf einen Einarbeitungsplan mit den Abschnitten: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, Tag 31 bis 90. Nenne zu jedem Punkt: Ziel, Aktivität, verantwortliche Rolle, Termin und einen sichtbaren Abschluss. Erfinde keine Zugänge, Termine oder Zuständigkeiten. Markiere alles Unbestätigte als [FEHLT: …] und sammle es am Ende in einer eigenen Liste „offene Voraussetzungen". Material (Firma und Angaben frei erfunden), Birkental Gerätebau GmbH: - Start am 1. September - Aufgaben: Bestellanforderungen prüfen, Bestellungen auslösen, Auftragsbestätigungen verfolgen, Preis- und Terminabweichungen melden - Sicherheitsunterweisung jeden ersten Montag - Einkaufsrunde dienstags um 9 Uhr - E-Mail und Arbeitsplatz richtet die IT nach Standardliste ein - Zugang zum Bestellprogramm ist noch nicht beantragt - Freigabegrenze der Rolle ist nicht bestätigt - als Patin vorgeschlagen: eine Kollegin aus dem Team, noch nicht gefragt; sie ist in der zweiten Woche im Urlaub - Einkaufsleitung ist in der ersten Woche nur vormittags erreichbar - Lieferantenkontakt erst nach Einführung durch die Einkaufsleitung - Erwartung: nach vier Wochen einfache Bestellungen selbst bearbeiten, Abgrenzung aber ungeklärt - die alte Vorlage enthält eine dreistündige Schulung für ein Programm, das wir nicht mehr benutzen
Du hilfst mir, eine realistische Einarbeitung vorzubereiten. Du kannst keine Termine buchen, keine Zugänge bestellen und keine Zuständigkeit bestätigen. Rolle: [ROLLE] Startdatum: [START] Zentrale Aufgaben: [AUFGABEN] Feste Termine: [TERMINE] Benötigte Zugänge und Arbeitsmittel: [ZUGÄNGE] Ansprechpersonen und Abwesenheiten: [PERSONEN] Erwartete Ergebnisse: [ERGEBNISSE] Vorhandene Altvorlage: [ALTVORLAGE] Stell mir zuerst höchstens drei Rückfragen. Erstelle danach: 1. vor dem ersten Arbeitstag 2. erster Arbeitstag 3. erste Woche 4. erster Monat 5. Tag 31 bis 90 6. offene Voraussetzungen und Risiken Nenne je Aktivität Ziel, verantwortliche Rolle, Fälligkeit und sichtbaren Abschluss. Regeln: - Erfinde nichts. Markiere fehlende Angaben als [FEHLT: …]. - Behandle eine vorgeschlagene Person nicht als bestätigte Verantwortliche. - Trenne beantragte und lediglich benötigte Zugänge sichtbar voneinander. - Übernimm keine Schulung aus der Altvorlage, die ich nicht bestätigt habe. - Weise auf Urlaub, eingeschränkte Erreichbarkeit und ungeklärte Freigabegrenzen ausdrücklich hin. - Plane in jeder Woche Zeit ohne Termin ein, zum Üben und für Rückfragen.
- Hat jede Aktivität eine bestätigte Verantwortung — oder ist sie als offen markiert?
- Sind beantragte und nur benötigte Zugänge sauber getrennt?
- Ist eine veraltete Schulung aus der Altvorlage übernommen worden?
- Gibt es eine Vertretung für die Zeit, in der die Patin im Urlaub ist?
- Sind die Erwartungen an die ersten Wochen konkret und in der Rolle erreichbar?
- Bleibt genug Zeit ohne Termin zum Üben und Nachfragen?
- Stehen persönliche Angaben im Plan, die dafür nicht nötig sind?
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
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Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.