Einen Risikoworkshop vorbereiten, ohne mit leerer Tabelle anzufangen
Acht bis zehn Risikovorschläge in der Form Ursache – Ereignis – Auswirkung, jeder mit zwei Prüffragen fürs Team und ohne erfundene Wahrscheinlichkeiten.
So läuft es heute
Die Risikorunde beginnt mit einer leeren Tabelle. Die ersten zwanzig Minuten gehen für die immer gleichen Standardrisiken drauf — Lieferverzug, Krankheit, Budget — und die projektspezifischen Abhängigkeiten kommen zur Sprache, wenn alle schon müde sind. Oder gar nicht.
So gehst du vor
- Den Rahmen aufschreiben, nicht das Risiko
Gib Ziel, Liefergegenstände, Termine, Abhängigkeiten, bekannte Engpässe und offene Annahmen an. Was du hier weglässt, kann nicht gefunden werden — und was du an Bewertung hineinschreibst, bekommst du bestätigt zurück.
- Ursache – Ereignis – Auswirkung verlangen
Ein Risiko, das nur „Lieferverzug" heißt, ist keins. Verlang die Dreiteilung und dazu, ob der Vorschlag auf deinen Angaben beruht oder auf einer Annahme — Annahmen ausdrücklich markiert.
- Fragen statt Gewissheiten
Lass zu jedem Vorschlag zwei Prüffragen mitliefern, mit denen das Team ihn bestätigen, verwerfen oder schärfen kann. Verlang ausdrücklich auch die Gründe, aus denen man den Vorschlag verwerfen könnte.
- Im Workshop entscheiden lassen
Das Team entscheidet, ob das Risiko real ist, wer es beobachtet und was getan wird. Was niemand bestätigt, bleibt ein Vorschlag und kommt nicht in die Risikoliste.
Warum das überhaupt lohnt
Du startest die Runde nicht bei null. Mehr ist es nicht — und mehr braucht es auch nicht: Der Unterschied zwischen einer leeren Tabelle und acht Diskussionsanstößen entscheidet, worüber im Workshop überhaupt geredet wird.
Der zweite Nutzen liegt in den Prüffragen. Ein Vorschlag mit der Frage „Wer hat zugesagt, dass die Regalprüfung bis dahin fertig ist?” bringt das Team schneller ins Konkrete als jede Moderationsmethode. Und er zeigt dir vorher, welche Fachrolle im Raum fehlt.
So gehst du vor
Alles hängt an dem, was du hineingibst. Wer nur „Wir ziehen ein Lager um” schreibt, bekommt Umzugsrisiken aus dem Lehrbuch zurück. Wer dazuschreibt, dass die Regalprüfung am neuen Standort nicht abgeschlossen ist, dass 600 Bestandsdifferenzen offen sind und dass niemand benannt wurde, der die Versandfähigkeit freigibt, bekommt genau die drei Risiken, über die im Workshop gestritten werden muss.
Verzichte bewusst auf Wahrscheinlichkeiten. Sobald eine Zahl dasteht, wird über die Zahl geredet statt über die Sache — und die Zahl ist geraten.
Begrenz die Liste. Zehn Vorschläge, die das Team einzeln bestätigen kann, sind brauchbar. Dreißig erzeugen das Gefühl, alles bedacht zu haben, und das ist gefährlicher als eine kurze Liste.
Was dabei schiefgehen kann
Der Hauptfehler ist Scheingenauigkeit. Eine lange, sauber sortierte Liste wirkt wie eine Risikoanalyse und ist ein Brainstorming. Wer sie ungeprüft in die Projektunterlagen übernimmt, hat die Verantwortung an eine Textmaschine delegiert — und die trägt sie nicht.
Der zweite Fehler ist, was fehlt. Die Vorschläge kommen aus dem, was du geschrieben hast, plus dem, was allgemein üblich ist. Das seltene Risiko in eurer Branche, die Vorschrift, die nur für eure Anlagen gilt, die Person, ohne die im August nichts läuft: Das steht nur dann in der Liste, wenn es vorher in deinem Text stand.
Und der dritte: Vorgeschlagene Maßnahmen sind keine Maßnahmen. „Zweiten Lieferanten qualifizieren” ist ein Satz, kein Plan — solange niemand sagt, wer das bezahlt, wer es tut und was es an anderer Stelle kostet.
Was du dabei hineingeben darfst
Darf rein
Im freigegebenen Werkzeug darf die echte Projektbeschreibung hinein. Ohne Freigabe reicht meist eine abstrahierte Fassung — dann müssen Kunde, Standort, Vertragswerte und konkrete Sicherheitsmängel raus. Bei Sicherheitsmängeln und technischen Schwachstellen genügt das Weglassen des Namens oft nicht: Wer die Anlage kennt, erkennt sie an der Beschreibung. Ohne Freigabe bleiben sie draußen.
Wo es danebenliegt
- Die Liste bevorzugt bekannte, gut formulierbare Risiken — die kennt ihr schon.
- Seltene technische, regulatorische oder branchenspezifische Risiken fehlen, und ihr Fehlen sieht man der Liste nicht an.
- Wahrscheinlichkeit und Schadenshöhe lassen sich ohne Vergleichsdaten nicht seriös schätzen. Wo sie trotzdem dastehen, sind sie erfunden.
- Vorgeschlagene Maßnahmen klingen vernünftig und ignorieren Zuständigkeiten, Kosten und Nebenwirkungen.
Zum Kopieren
Risiken für den Workshop vorschlagen
Bereite einen Risikoworkshop für folgendes Projekt vor: [PROJEKTBESCHREIBUNG: Ziel, Zeitraum, Liefergegenstände, Abhängigkeiten, bekannte Engpässe, offene Annahmen] Erstelle höchstens [ANZAHL] mögliche Risiken in der Form: Ursache – mögliches Ereignis – mögliche Auswirkung. Regeln: - Leite jedes Risiko aus meiner Beschreibung ab; alles Weitergehende markierst du als Annahme. - Ergänze zu jedem Risiko zwei Fragen, mit denen das Team prüfen kann, ob es wirklich relevant ist. - Schätze keine Wahrscheinlichkeit und keine Schadenshöhe.
Bereite einen Risikoworkshop für folgendes Projekt vor: Die Talbrück Medizintechnik GmbH (Firma erfunden) verlegt innerhalb von vier Monaten ein Ersatzteillager, rund 4.000 Lagerpositionen. Der Versand am alten Standort läuft weiter und soll nicht länger als einen Arbeitstag stillstehen. Der Umzugspartner plant zwei Wochenenden ein, hat aber noch keinen Ablaufplan vorgelegt. Die Regalprüfung am neuen Standort ist nicht abgeschlossen. In den Bestandsdaten stehen rund 600 ungeklärte Differenzen. Drei Produktgruppen brauchen eine besondere Temperaturführung. Der alte Mietvertrag endet zwei Wochen nach dem geplanten Umzug. Wer die Versandfähigkeit nach jedem Umzugstag freigibt, wurde nicht festgelegt. Die IT geht davon aus, dass die mobilen Scanner weiterverwendet werden können; ein Test am neuen Standort ist nicht dokumentiert. Erstelle höchstens acht mögliche Risiken in der Form: Ursache – mögliches Ereignis – mögliche Auswirkung. Regeln: - Leite jedes Risiko aus meiner Beschreibung ab; alles Weitergehende markierst du als Annahme. - Ergänze zu jedem Risiko zwei Fragen, mit denen das Team prüfen kann, ob es wirklich relevant ist. - Schätze keine Wahrscheinlichkeit und keine Schadenshöhe.
Du hilfst mir, einen Risikoworkshop vorzubereiten. Du erstellst eine Diskussionsgrundlage, keine Risikoanalyse. Projektziel: [ZIEL] Rahmen: [ZEITRAUM, LIEFERGEGENSTÄNDE, ABHÄNGIGKEITEN] Bekannte Annahmen und Engpässe: [ANNAHMEN] Regeln: - Stell vorab höchstens drei Rückfragen, falls Ziel oder Rahmen fehlen. - Erfinde keine technischen, vertraglichen oder rechtlichen Bedingungen. - Fehlende Angaben bleiben als [FEHLT: was] stehen. - Formuliere jedes Risiko als Ursache – Ereignis – Auswirkung. - Trenne, was aus meinen Angaben folgt, von dem, was du annimmst. - Keine Wahrscheinlichkeit und keine Schadenshöhe ohne Daten. - Maßnahmen nur als Vorschlag zur Prüfung, nicht als Ergebnis. - Nenn zu jedem Vorschlag auch einen Grund, aus dem das Team ihn verwerfen könnte. Ausgabe: 1. Höchstens zehn Risikovorschläge 2. Je Vorschlag: Beleg aus meinen Angaben oder markierte Annahme 3. Zwei Prüffragen für das Team 4. Mögliche Frühwarnzeichen 5. Zu prüfende Maßnahmen 6. Fachrollen, die im Workshop fehlen 7. Drei Risiken, die in solchen Projekten besonders leicht übersehen werden
- Hat jedes Risiko eine nachvollziehbare Ursache und eine Auswirkung?
- Beruht der Vorschlag auf meinen Angaben oder auf einer markierten Annahme?
- Steht irgendwo eine Wahrscheinlichkeit, für die es keine Daten gibt?
- Sind es acht verschiedene Risiken — oder achtmal dasselbe?
- Werden auch Gründe genannt, einen Vorschlag zu verwerfen?
- Fehlt eine Fachrolle, ohne die über die Hälfte davon niemand urteilen kann?
- Bleibt die Bewertung beim Team, statt schon im Text zu stehen?
Womit du das machst
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ChatGPT
Hat euer Haus ein Firmenkonto, darfst du damit arbeiten — mit Vertrag und ohne Training. Free, Go, Plus und Pro bleiben dagegen Privatkonten, auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Claude
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, ohne Training. Free, Pro und Max bleiben Privatkonten, auch wenn die Firma zahlt. Besprechungen mitschreiben kann es nicht.
Darf rein
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DeepSeek
Ein kostenloses Chatfenster aus China, das erstaunlich viel kann. Widersprich zuerst dem Training — danach ja, aber ohne Namen und Beträge: Einen Vertrag mit deinem Arbeitgeber gibt es nicht.
Erst unkenntlich machen
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Gemini
Läuft Gemini über das Google-Workspace-Konto deiner Firma, darfst du damit arbeiten: Vertrag da, kein Training. Free, AI Plus, Pro und Ultra sind Privatkonten — auch wenn die Firma die Rechnung zahlt.
Darf rein
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Microsoft 365 Copilot
Das Chatwerkzeug, das eure eigenen Mails, Dateien und Besprechungen kennt — und mit echten Kundennamen und Zahlen benutzt werden darf. Bestellen muss es die IT, allein bekommst du es nicht.
Darf rein
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Microsoft Copilot
Kostenlos und längst auf deinem Rechner. Mit dem Arbeitskonto angemeldet darfst du Firmenunterlagen hineingeben — und es kostet weiterhin nichts. Mit dem Privatkonto rät Microsoft selbst davon ab.
Darf rein
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Qwen (Qwen Studio, früher Qwen Chat)
Ein kostenloses Chatfenster aus dem Alibaba-Konzern. Es kann viel — für betriebliche Unterlagen fehlt die Grundlage: kein Vertrag, kein Schalter gegen das Training, Verarbeitung in Singapur und China.
Bleibt draußen
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Vibe (früher Le Chat)
Hat euer Haus ein Team- oder Enterprise-Konto, darfst du damit arbeiten: mit Vertrag, Anbieter in Frankreich. Free und Pro bleiben Privatkonten. Heißt seit Kurzem Vibe, nicht mehr Le Chat.
Darf rein
Nach Aktenlage geprüft. Recherche aus Anbieterunterlagen, Verträgen und Dokumentation — ohne eigenen Dauereinsatz.